تنخواه گردان چیست؟ انواع، ثبت حسابداری و مثال

تنخواه گردان مبلغی است که شرکت برای پرداخت مخارج خرد و مجاز در اختیار فرد مشخصی می گذارد. این وجه تا زمان مصرف، دارایی شرکت است. تنخواه دار باید پرداخت ها را مستند کند و مانده پول را همراه اسناد هزینه برای رسیدگی و تسویه ارائه دهد.

خرید کاغذ، پرداخت هزینه پیک یا تعمیر جزئی دفتر نباید هر بار کار شرکت را متوقف کند. تنخواه این پرداخت ها را ساده می کند. در ادامه با مسئولیت تنخواه دار، تفاوت روش ثابت و متغیر و ثبت های حسابداری یک مثال پیوسته آشنا می شوید.

تنخواه گردان چیست؟#

تنخواه گردان در حسابداری وجهی با مصرف مشخص است. شرکت آن را برای مخارج محدود در اختیار مسئول خرید یا کارمند تعیین شده قرار می دهد. دریافت کننده مالک پول نیست و نمی تواند آن را برای هر منظوری خرج کند.

مثلا شرکت برای هزینه های جاری دفتر ۱۰ میلیون تومان تنخواه تعیین می کند. پرداخت این مبلغ به کارمند هنوز به معنی ایجاد ۱۰ میلیون تومان هزینه نیست. شرکت فقط محل نگهداری بخشی از پول خود را تغییر داده است. وقتی خرید یا خدمت انجام شد، ماهیت آن رویداد و مدارکش مبنای ثبت قرار می گیرد.

تنخواه دار کیست و چه وظایفی دارد؟#

تنخواه دار فردی است که مسئولیت دریافت وجه، پرداخت مخارج مجاز و ارائه گزارش آن را بر عهده دارد. او باید بداند چه خریدهایی مجاز است و برای مبالغ بالاتر از چه سقفی باید تایید جداگانه بگیرد.

وظایف اصلی او شامل نگهداری امن وجه، دریافت رسید، ثبت تاریخ و شرح پرداخت، کنترل مانده و تحویل به موقع مدارک است. هزینه شخصی نباید با پول شرکت پرداخت شود. همچنین تایید هزینه ها بهتر است بر عهده شخص دیگری باشد تا پرداخت کننده تنها کنترل کننده کار خودش نباشد.

اگر مسئول تنخواه تغییر کند، وجه و مدارک با صورت جلسه تحویل داده می شوند. در این صورت مشخص است مسئول جدید چه مبلغی گرفته و کدام اسناد هنوز بررسی نشده اند.

تنخواه گردان چه کاربردی دارد؟#

کاربرد اصلی تنخواه پرداخت هزینه هایی است که مبلغ محدود دارند و انجام آنها از مسیر عادی پرداخت شرکت زمان بر است. هزینه ارسال بسته، خرید لوازم مصرفی و تعمیر جزئی تجهیزات از نمونه های معمول هستند. خرید بزرگ، پرداخت حقوق و تسویه قراردادهای عمده باید مسیر مصوب خود را داشته باشند.

در شرکت کوچک هم جمع همین مخارج می تواند قابل توجه شود. اگر رسیدها پراکنده بمانند، تشخیص هزینه واقعی فعالیت دشوار می شود. برای منظم کردن سایر دریافت ها و پرداخت ها نیز راهنمای حسابداری کسب و کارهای کوچک می تواند نقطه شروع باشد.

انواع تنخواه گردان در حسابداری#

دو رویه رایج برای اداره تنخواه، روش ثابت و متغیر است. انتخاب آنها به الگوی مخارج و شیوه ثبت شرکت بستگی دارد. پیش از انتخاب روش باید مشخص کنید چه مبلغی برای چه دوره ای لازم است. اگر برآورد مخارج برایتان روشن نیست، مطلب بودجه چیست به تفکیک برنامه هزینه از وجه در دسترس کمک می کند.

تنخواه گردان ثابت#

در روش ثابت مبلغ پایه ای تصویب می شود و تجدید وجه معمولا به اندازه مخارج تاییدشده است. اگر تنخواه ۱۰ میلیون تومان باشد و ۳ میلیون تومان خرج شود، ۷ میلیون تومان وجه باقی می ماند. با تایید اسناد و پرداخت ۳ میلیون تومان، موجودی دوباره به مبلغ پایه می رسد.

در روش کلاسیک ثابت، حساب تنخواه در دفتر کل هنگام شارژ معمول تغییر نمی کند. پرداخت های روزانه در گزارش تنخواه ثبت می شوند و هزینه ها هنگام تجدید وجه یا رسیدگی پایان دوره وارد حساب ها می شوند. تغییر سقف مصوب یا بستن تنخواه، ثبت جداگانه دارد.

تنخواه گردان متغیر#

در روش متغیر مبلغ پرداختی بعدی لزوما برابر هزینه های دوره نیست. مثلا با وجود ۷ میلیون تومان مانده، شرکت برای نیاز جدید ۵ میلیون تومان دیگر می پردازد. موجودی به ۱۲ میلیون تومان می رسد، مشروط به اینکه این تخصیص مجاز باشد.

در رویه متداول متغیر، هنگام ثبت مخارج حساب مربوط بدهکار و تنخواه بستانکار می شود. با پرداخت وجه جدید هم تنخواه بدهکار و بانک بستانکار می شود. به همین دلیل مانده حساب تنخواه با پرداخت ها و شارژها تغییر می کند.

تفاوت تنخواه ثابت و متغیر#

جدول زیر تفاوت دو روش را در مبلغ پایه و ثبت های معمول نشان می دهد.

ثابت بودن به معنی غیرقابل تغییر بودن همیشگی سقف نیست. اگر نیاز شرکت بیشتر شود، مبلغ پایه با تایید مسئول مجاز تغییر می کند. همچنین در هیچ کدام از دو روش نباید ثبت هزینه های دوره صرفا به دلیل تاخیر در شارژ عقب بیفتد.

مراحل ایجاد و مدیریت تنخواه گردان#

پیش از اولین پرداخت، مسئول تنخواه، سقف هر خرید، مخارج مجاز و زمان گزارش دهی را مشخص کنید. یک دستورالعمل کوتاه و قابل اجرا از اختلاف بر سر هزینه ها جلوگیری می کند.

تعیین مبلغ و پرداخت اولیه تنخواه#

مبلغ اولیه را از روی مخارج معمول دوره تعیین کنید. وجه بسیار کم باعث درخواست های مکرر شارژ می شود و مبلغ بیش از نیاز هم پول را بدون ضرورت در اختیار یک نفر نگه می دارد. پرداخت اولیه باید با تایید واحد مالی و رسید دریافت مسئول تنخواه همراه باشد.

جمع آوری فاکتورها و اسناد هزینه#

برای هر پرداخت، تاریخ، مبلغ، دریافت کننده و دلیل هزینه را ثبت کنید. رسید بانکی فقط انتقال پول را نشان می دهد و به تنهایی همیشه مشخص نمی کند چه کالا یا خدمتی دریافت شده است. بنابراین مدرک خرید و مدرک پرداخت را کنار هم نگه دارید.

شماره گذاری رسیدها و ثبت همان شماره در گزارش، رسیدگی را سریع تر می کند. تصویر خوانای اسناد نیز به یافتن مدارک کمک می کند، اما نگهداری اصل اسناد باید مطابق رویه و الزامات قابل اعمال انجام شود.

رسیدگی، شارژ مجدد و تسویه تنخواه#

واحد مالی جمع گزارش را با اسناد و وجه باقی مانده تطبیق می دهد. در تنخواه ثابت ساده، جمع وجه موجود و رسیدهای خرج شده باید با مبلغ پایه برابر باشد. اگر وجهی به فرد دیگری علی الحساب داده شده، آن مبلغ هم باید جداگانه در تطبیق دیده شود.

اختلاف را پیش از شارژ بررسی کنید. ممکن است یک رسید ثبت نشده یا مبلغی دوبار وارد شده باشد. شارژ یعنی تامین وجه برای ادامه فعالیت، اما تسویه یعنی تعیین تکلیف اسناد و مانده. این دو کار همیشه همزمان نیستند.

ثبت حسابداری تنخواه گردان چگونه است؟#

حساب تنخواه ماهیت دارایی و معمولا مانده بدهکار دارد. افزایش وجه تحویلی به آن بدهکار و کاهش آن در ثبت مربوط بستانکار می شود. اگر جهت ثبت ها برایتان مبهم است، ابتدا تفاوت بدهکار و بستانکار در حسابداری را مرور کنید.

در مثال های زیر همه مبالغ فرضی و به تومان هستند. خریدها مصرف شده و در این مثال هزینه محسوب می شوند. برای تمرکز بر روش ثبت، مالیات و عوارض جداگانه در مثال لحاظ نشده است.

ثبت پرداخت اولیه تنخواه#

شرکت ۱۰ میلیون تومان از حساب بانکی به مسئول تنخواه می دهد. برای اینکه گردش هر مسئول جدا دیده شود، تفصیل مناسب در ساختار حساب ها لازم است. راهنمای کدینگ حسابداری منطق این تفکیک را توضیح می دهد.

ثبت هزینه ها و شارژ مجدد تنخواه#

فرض کنید ۲ میلیون تومان لوازم مصرفی و یک میلیون تومان هزینه پیک پرداخت شده است. در روش ثابت کلاسیک، هنگام تایید و تجدید وجه، هزینه ملزومات ۲ میلیون و هزینه پیک یک میلیون تومان بدهکار می شوند. بانک بابت پرداخت ۳ میلیون تومان بستانکار می شود. حساب تنخواه تغییر نمی کند.

در روش متغیر همین مخارج با بدهکار کردن دو حساب هزینه و بستانکار کردن تنخواه به مبلغ ۳ میلیون تومان ثبت می شوند. سپس اگر شرکت ۳ میلیون تومان شارژ کند، تنخواه بدهکار و بانک بستانکار می شود. ترکیب کردن این دو رویه ممکن است باعث ثبت دوباره هزینه شود.

ثبت تسویه و بستن حساب تنخواه#

اگر در روش ثابت پس از شارژ کامل دیگر هزینه ای انجام نشود، مسئول تنخواه ۱۰ میلیون تومان را برمی گرداند. بانک بدهکار و تنخواه بستانکار می شود و مانده تنخواه صفر خواهد شد.

اگر پیش از تسویه هزینه جدیدی پرداخت شده باشد، ابتدا باید آن هم تعیین تکلیف شود. مثلا با ۸ میلیون تومان وجه باقی مانده و ۲ میلیون تومان هزینه ثبت نشده، بانک ۸ میلیون و حساب هزینه مربوط ۲ میلیون تومان بدهکار می شوند. تنخواه ۱۰ میلیون تومان بستانکار می شود.

مثال کامل ثبت تنخواه گردان در یک شرکت#

شرکت فرضی «آفتاب» روش ثابت را انتخاب کرده است. ابتدا ۱۰ میلیون تومان پرداخت می کند. پس از خرید ملزومات و پرداخت پیک، ۳ میلیون تومان شارژ انجام می شود. سپس ۲ میلیون تومان تعمیر جزئی پرداخت می شود و شرکت تصمیم به بستن تنخواه می گیرد.

جدول زیر تمام ثبت های دفتر کل را نشان می دهد. مبالغ این جدول به میلیون تومان هستند.

در پایان، شرکت ۱۳ میلیون تومان پرداخت و ۸ میلیون تومان دریافت کرده است. خالص خروج وجه ۵ میلیون تومان و مجموع هزینه ها هم ۵ میلیون تومان است. مانده حساب تنخواه صفر می شود. این کنترل ساده نشان می دهد پرداخت اولیه و شارژ به اشتباه دوباره هزینه نشده اند.

اگر بعد از خریدهای اول فقط ۶ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان وجه باقی مانده بود، جمع وجه و رسیدهای ۳ میلیون تومانی به ۹ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان می رسید. اختلاف ۲۰۰ هزار تومانی باید بررسی می شد، نه اینکه بدون مدرک به یکی از هزینه ها اضافه شود.

فرم تنخواه گردان شامل چه اطلاعاتی است؟#

در بالای فرم، نام شرکت، نام تنخواه دار، دوره گزارش، مانده اول دوره و وجوه دریافتی را بنویسید. ردیف های هزینه باید قابل تطبیق با مدارک باشند. نمونه زیر برای همان شرکت فرضی است و مبلغ ها به تومان نوشته شده اند.

پایین فرم نیز جمع مخارج، وجه باقی مانده و امضای تحویل دهنده و رسیدگی کننده ثبت می شود. وضعیت سند ناقص را روشن بنویسید تا در میان هزینه های تاییدشده گم نشود.

برای ثبت مشخصات فروش یک کالا یا خدمت، فروشنده می تواند از فاکتور ساز آنلاین استفاده کند. با این حال فرم تنخواه جای فاکتور فروشنده را نمی گیرد و ساختن یک برگه توسط خریدار، به تنهایی اعتبار مدرک هزینه را ثابت نمی کند.

تفاوت تنخواه گردان با صندوق و پیش پرداخت#

صندوق محل ثبت وجوه نقد شرکت است و ممکن است دریافت های فروش و پرداخت های مختلف را پوشش دهد. تنخواه برای مخارج محدود با مسئول و سقف مشخص تعریف می شود. بنابراین هر وجه نقدی که در شرکت نگهداری می شود تنخواه نیست.

پیش پرداخت معمولا بابت کالا یا خدمتی است که هنوز دریافت نشده است. مثلا پرداخت بخشی از مبلغ قرارداد تعمیر پیش از انجام کار می تواند پیش پرداخت باشد. دادن وجه به تنخواه دار برای پرداخت چند مخارج خرد، همان پیش پرداخت به پیمانکار نیست.

نوع پرداخت هم ماهیت خرید را تعیین نمی کند. خرید تجهیز بادوام از محل تنخواه لزوما هزینه جاری نیست و باید بر اساس ماهیت دارایی و رویه حسابداری طبقه بندی شود.

اشتباهات رایج در مدیریت تنخواه#

یکی از خطاهای رایج، هزینه ثبت کردن کل وجه اولیه است. خطای دیگر زمانی رخ می دهد که هزینه یک بار با رسید و بار دوم هنگام شارژ ثبت می شود. روش انتخاب شده باید در تمام دوره یکسان اجرا شود.

تاخیر طولانی در تحویل رسیدها، مخلوط کردن پول شخصی با وجه شرکت و تایید گزارش بدون شمارش موجودی نیز کنترل را ضعیف می کند. برای جلوگیری از ثبت تکراری، روی اسناد رسیدگی شده شماره گزارش یا نشانه بررسی درج کنید.

تقسیم یک خرید بزرگ به چند رسید کوچک برای دور زدن سقف اختیار هم مشکل را حل نمی کند. سقف خرید باید بر مبنای معامله واقعی کنترل شود.

مدیریت تنخواه در نرم افزار حسابداری#

وقتی چند نفر تنخواه دارند، یک مانده کلی برای کنترل کافی نیست. باید گردش هر مسئول، اسناد مرتبط و مخارج هر واحد قابل پیگیری باشد. هنگام انتخاب نرم افزار بررسی کنید این تفکیک و گزارش گیری در نسخه مورد نظر چگونه انجام می شود.

برای متمرکز کردن ثبت هزینه و دریافت و پرداخت می توانید امکانات نرم افزار حسابداری شرکتی چالاک حساب را بررسی کنید. قابلیت های اختصاصی مانند گردش تایید تنخواه، پیوست رسید یا سقف گذاری را پیش از انتخاب با پشتیبانی همان نسخه تطبیق دهید.

جمع بندی#

تنخواه زمانی مفید است که پرداخت های کوچک را سریع کند و مسیر خرج شدن پول هم روشن بماند. روش ثابت یا متغیر را مشخص کنید، هر پرداخت را مستند نگه دارید و پیش از شارژ یا تسویه، مانده را تطبیق دهید.

اگر ثبت ها منظم شده اما برای تصمیم گیری به دید بهتری از هزینه ها نیاز دارید، امکانات نرم افزار حسابداری مدیریت را با نیاز گزارش گیری کسب و کارتان مقایسه کنید. ابزار مناسب باید پیگیری هزینه را ساده کند و مسئولیت تایید اسناد همچنان روشن بماند.