پانصد سال پیش، زمانی که فعالیت های اقتصادی بسیار ساده تر و صرفاً معیشت بود، حسابداری و کنترل نقدینگی هدف اصلی هر کسب و کاری بوده است. امروزه که سیستم های تجاری و اقتصادی دنیا بر اساس روش ها و استدلال های پیشرفته تصمیم گیری می کنند، نمی توان حسابداری را صرفاً پشت میز نشستن و حسابداری در نظر گرفت.
به گفته دانکن: حسابداری علم ثبت و تفسیر معاملات مثبت، صورت های مالی، دفاتر و سوابق است. به گونه ای که حتی افراد غیر متخصص نیز می توانند درک درست و روشنی از وضعیت مالی و مدیریتی شرکت داشته باشند. بنابراین ، حسابداری هنر و تکنیک تجزیه و تحلیل رویداد های مالی فعلی در هر سازمان است و کار آسانی نیست.
افرادی که صاحب کسب و کار های کوچک هستند احتمالا از خود می پرسند که حسابدار نیازه یا خودم از پسش برمیام ؟ در پاسخ به این سوال لازم است که بدانید استخدام حسابدار بستگی به شرایط شغلی شما دارد و این موضوع برای همه مشاغل یکسان نیست.
ما در این مقاله سایت چالاک سعی بر این داریم تا تمام جوانب این موضوع را که حسابدار نیازه یا خودم از پسش برمیام ؟ را بررسی کنیم و ریسک ها و مخاطرات بخش مالی در صورت عدم استخدام حسابدار را با هم پیش بینی کنیم پس تا آخر این مقاله با ما همراه باشید.
یک حسابدار چه کاری برای من انجام می دهد؟
یک حسابدار داده ها را مدیریت می کند و تجزیه و تحلیل مالی را انجام می دهد و در آخر گزارش های مالی را تولید می کند.
آیا شما با تمامی این موارد آشنا هستید و زمان کافی برای انجام امور حسابداری را دارید یا کسب و کارتان چندان پیچیده نیست و تنها با استفاده از یک برنامه حسابداری می توانید همه امور را سر و سامان دهید.
فهمیدن این مسائل به شما کمک می کند که در این زمینه که حسابدار نیازه یا خودم از پسش برمیام، دقیق تر تصمیم گیری کنید.
انتخاب حسابدار بر اساس نیاز های کسب و کار شما
خب، شما می خواهید برای کسب و کارتان یک حسابدار استخدام کنید؟ اولین کاری که باید انجام بدهید، این است که نیاز های خودتان را به خوبی مشخص کنید.
1. نیاز خودتان را بسنجید
حسابداری که نیاز دارید، در چه سطحی باید باشد؟ برای مثال، اگر کسب و کار کوچکی دارید، نیازی به استخدام یک حسابدار سطح بالا نیست. اما اگر شرکت شما تولید کننده قطعات خودرو است، 500 نفر پرسنل دارد، شعبه های متعدد، انبار های بزرگ و فعالیت های واردات و صادرات دارید، قطعاً نمی توانید حسابداری استخدام کنید که تا به حال با گمرک یا فرآیند واردات و صادرات کار نکرده باشد.
نوع فعالیت شرکت شما تعیین می کند که چه حسابداری نیاز دارید. اگر شرکت شما تولیدی است، باید حتماً حسابداری را استخدام کنید که تجربه کار در حوزه تولید را داشته باشد.
جایگاه حسابدار در ساختار شما
به طور معمول، ساختار حسابداری در شرکت ها به این شکل است:
- مشاور مالیاتی
- مدیر مالی
- سر پرست یا رئیس حسابداری
- حسابدار ارشد
- کارشناسان حسابداری
- کمک حسابدار
اینکه شما به چه کسی نیاز دارید، به نوع و حجم کارتان بستگی دارد. ممکن است تنها به یک حسابدار ارشد نیاز داشته باشید یا حتی یک نفر که صفر تا صد کار های حسابداری را انجام دهد.
مهارت ها و ویژگی های ضروری
حسابدار مناسب شما باید سه ویژگی کلیدی داشته باشد:
- نظم: بایگانی و مدیریت اسناد مالی بسیار مهم است. اگر اسناد شما به صورت منظم ثبت و بایگانی نشوند، یافتن آن ها برای کار های بعدی دشوار می شود.
- مسئولیت پذیری: حسابدار باید اختلافات و اشتبا هات را جدی بگیرد و برای حل آن ها پیگیری کند. مثلاً اگر اختلافی بین وزن بار انبار و چیزی که در فاکتور ثبت شده وجود داشته باشد، باید این موضوع را بررسی و اصلاح کند.
- دقت: در حسابداری، حتی یک صفر میتواند تفاوت بین یک میلیارد و ده میلیارد باشد. دقت بالا از مشکلات بزرگ جلوگیری می کند.
فرآیند انتخاب حسابدار
حالا که نیاز های خود را مشخص کرده اید، می توانید از سایت های کاریابی مثل جاب ویژن یا جاب اینجا استفاده کنید تا فرد مناسب را پیدا کنید. همچنین در مصاحبه، مطمئن شوید که فرد مورد نظر تجربه و توانایی های لازم برای برآورده کردن نیاز های خاص شما را دارد.
نکات بایگانی اسناد
در نهایت، بایگانی اسناد مالی باید بر اساس یک سیستم استاندارد باشد، مثلاً بر اساس تاریخ. اگر بایگانی بر اساس سلیقه و شخصی باشد، پیدا کردن اسناد بسیار دشوار خواهد بود. با یک سیستم بایگانی استاندارد، حتی افراد تازه وارد به واحد مالی هم می توانند اسناد را به راحتی پیدا کنند.
نتیجه: استخدام حسابدار یک فرآیند مهم است که باید با توجه به نیاز ها و ویژگی های شرکت شما انجام شود. فردی که استخدام می کنید، باید دارای مهارت های لازم، دقت بالا و مسئولیت پذیری باشد و بتواند به صورت منظم کار های حسابداری را انجام دهد.
بررسی خطرات مالی در صورت استخدام نکردن حسابدار
در پاسخ به سوال حسابدار بگیرم یا خودم از پسش برمیام؟ باید بدانید که اگر از یک مشاور مالی کمک نمی گیرید و اطلاعات کافی نیز در زمینه حسابداری ندارید و می خواهید خودتان این کار را انجام دهید، مشخص است که ریسک ها و خطرات زیادی کسب و کار شما را تهدید می کند و ممکن است باعث آسیب های جدی به تجارت شما شود.
نمونه ای از این خطرات احتمالی عبارتند از:
1- به روز نبودن اطلاعات مالی
به روز نبودن داده های مالی، اولین مشکل شرکت های کوچک و تازه تاسیس است. در حالی که به راحتی می توان گفت که اطلاعات مالی باید به طور دقیق ثبت شود، اما در عمل مشکلاتی به وجود می آید. بنابراین، بهترین کار این است که حسابداری را به طور دقیق انجام دهید و از نرم افزار هوشمند جدید استفاده کنید تا روال کار برایتان آسان شود.
2- نداشتن بودجه سالانه و پیش بینی مالی
اگر شما هزینه های سالانه خود را نمی توانید به طور تخمینی ارزیابی کنید، چگونه می توانید مطمئن شوید که در مسیر درست قرار دارید؟ داده ها بسیار مهم هستند از طریق داده های مالی می توان چشم انداز کسب و کار را تأیید کرد و روند ها و پیش بینی های صحیحی در مورد ادامه کار داشت.
3- عدم مشورت با حسابدار حرفه ای
با یک مشاور مالی مستحکم صحبت کنید. نتایج نظرسنجی نشان می دهد که از 400 شرکت مورد بررسی، 65٪ حداقل یک بار در ماه با یک متخصص حسابداری مشورت می کنند.
4- احتمال دارد پرسنل را دسته بندی نکنید
با برون سپاری شدن اکثریت کار ها، بحث طبقه بندی پرسنل اهمیت بیشتری پیدا می کند. اینکه چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد بسیار مهم است. گاهی اوقات یک غفلت می تواند شما را به دلایل ایمنی پای میز دادگاه بکشاند.
5- عدم توجه به مسئولیت های شرکت
شرکت با مسئولیت محدود، شرکت تعاونی و ….که هر از این شرکت ها محدودیت ها و توانایی هایی دارند که باید در نظر گرفته شوند.
6- طبقه بندی اشتباه شرکت
انتخاب نوع شرکت (مسئولیت محدود، تعاونی و …) اهمیت زیادی دارد. باید بدانید که چه طبقه ای برای کسب و کار شما مفید است و در این زمینه به اندازه کافی آگاهی داشته باشید.
۷-تداخل هزینه های شخصی و اداری
برای کسانی که صاحب کسب و کار های کوچک هستند، و تمام فروش ها، خرید ها، دریافت ها و پرداختی ها بر عهده خوشان است، جدا کردن حساب شخصی و تجاری مسئله ای حائز اهمیت است.
با توجه به فرض تفکیک شخصیت در حسابداری می دانیم که هر کسب و کار جدا از صاحب آن است، بنابر این فرض باید فعالیت های تجاری مربوط به کسب و کار و مالک آن جداگانه ثبت گردد.
همان طور که می دانید شرکت های تازه تاسیس از برخی معافیت ها و مزایای مالیاتی برخوردار هستند، سعی کنید به نحو احسن از این فرصت ها استفاده کنید زیرا این موارد شامل همه ی شرکت ها نمی شود.
بهتر است که در استفاده از این مزایای، چارچوب قانونی را رعایت کنید زیرا ممیز های مالیاتی نسبت به این موضوعات، حساس بسیاری دارند.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای عکاسی
استفاده از نرم افزار های حسابداری
اگر تصمیم گرفته اید که خودتان امور مالی شرکت را در دست بگیرید و از تمام ریسک های احتمالی آگاهی هستید، استفاده از نرم افزار حسابداری می توانید گزینه ی مناسبی برای تسهیل امور شما باشد.
نرم افزار های حسابداری مدیریت امور مالی و حسابداری کسب و کار شما را بسیار آسان مکند، فقط کافی است با این برنامه ها آشنا باشید.
با وارد کردن صورت حساب ها و مبالغ مورد نظرتان می توانید تمام عملیات ریاضی و حسابداری را انجام داده و نتایج دقیق را در اسرع وقت به دست بیاورید.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
استفاده از نرم افزار حسابداری دارای مزایای فراوانی است. در زیر به برخی از این مزایا اشاره خواهم کرد:
- دقت و صحت: نرم افزار های حسابداری با استفاده از الگوریتم ها و قوانین دقیق، محاسبات را به طور خودکار انجام می دهند. این امر به دقت و صحت بالایی در محاسبات و گزارش های مالی منجر می شود و خطا های انسانی را به حداقل می رساند.
- زمانبندی بهتر: با استفاده از نرم افزار های حسابداری، فرآیند های مالی مانند ثبت تراکنش ها، تهیه گزارش های مالی و تسویه حساب ها به طور سریعتر و بهینه تر انجام می شود. این امر به شما امکان می دهد تا وقت بیشتری را برای بررسی و تحلیل اطلاعات مالی صرف کنید.
- اطلاعات مرکزی: با استفاده از یک نرم افزار حسابداری، تمام اطلاعات مربوط به حسابداری در یک مکان مرکزی ذخیره می شود. این امر به شما کمک میکند تا به سرعت به اطلاعات مالی دسترسی پیدا کنید، به راحتی گزارش های مالی تهیه کنید و از نقطه نظر استراتژیک به تصمیم گیری های مالی بپردازید.
- افزایش بهره وری: با استفاده از نرم افزار حسابداری، کار های روزانه و مکرر مانند تهیه فاکتور ها، صورت های مالی و گزارش های مالی به صورت خودکار انجام می شود. این امر باعث افزایش بهره وری و کاهش زمان و هزینه های مربوط به این فرآیند ها می شود.
- امنیت و ردیابی: نرم افزار های حسابداری معمولاً از امنیت بالایی برخور دارند. آنها معمولاً از سیستم های رمزنگاری قوی برای حفاظت از اطلاعات حسابداری استفاده می کنند. همچنین، برخی از نرم افزار های حسابداری امکانات ردیابی فعالیت ها را دارند که به شما کمک میکند تا فعالیت ها و تراکنش های مالی را به طور دقیق پیگیری کنید و هرگونه نقص یا سو استفاده را شناسایی کنید.
- گزارشگیری و تحلیل: نرم افزار های حسابداری معمولاً قابلیت تولید گزارشات مالی متنوع و دقیق را دارند. شما می توانید گزارش های مالی را بر اساس نیاز های خود سفارشی کنید و اطلاعات مالی را به صورت گرافیکی و تحلیلی مشاهده کنید. این امکان به شما کمک میکند تا روند مالی کسب و کار خود را بهبود بخشید و تصمیمات بهتری در زمینه مالی بگیرید.
- همکاری و اشتراک گذاری: با استفاده از نرم افزار های حسابداری، میتوانید اطلاعات مالی را با دیگر اعضای تیم و مشاوران حسابداری خود به راحتی به اشتراک بگذارید. این امر همکاری و هماهنگی را بین اعضای تیم و مشاوران حسابداری ساده تر می کند و به شما اجازه می دهد تا از دسترسی به اطلاعات مهم و کاربردی برای تصمیم گیری های مشترک استفاده کنید.
استفاده از نرم افزار حسابداری به شما امکان می دهد عملکرد مالی کسب و کار خود را بهبود بخشید، هزینه های اضافی را کاهش دهید، به درصد و کنترل بهتری بر روند مالی داشته باشید و در نهایت به تصمیم گیری های استراتژیک و هوشمندانه تری دست یابید. بنابراین، استفاده از نرم افزار حسابداری می تواند باعث بهبود کارایی و موفقیت کسب و کار شما شود.
به طور خلاصه، مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری شامل دقت و صحت بالا، زمانبندی بهتر، اطلاعات مرکزی، افزایش بهره وری، امنیت و ردیابی، گزارشگیری و تحلیل، همکاری و اشتراک گذاری می باشد. این مزایا باعث بهبود کارایی و کارآیی حسابداری کسب و کار شما میشود و به شما اطمینان می دهد که عملکرد مالی شما در کنترل قرار دارد.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای عینک سازی
استخدام حسابدار پاره وقت
حسابدار نیازه یا خودم از پسش برمیام ؟ در پاسخ به سوال می توانید گزینه های بیشتری برای حل مسائل خود داشته و آن هم حسابدار پاره وقت است.
اگر به دلیل کمبود سرمایه و اندوخته مالی در ابتدای کار، قادر به استخدام حسابدار تمام وقت نیستید و دانش کافی در این زمینه ندارید، می توانید از حسابداری که بتواند به صورت پاره وقت با شما همکاری کند، کمک بگیرید.
اما نکته مهم این است که یاد بگیرید چگونه امور مالی را به حسابدار خود به عنوان یک کارفرما محول کنید. کارآفرینان نوپا، با کسب تجربه بیشتر و گسترش کسب و کارشان، نیاز به یک حسابدار توانمند را در تیم خود احساس می کنند.
در واقع یک حسابدار خوب علاوه بر کمک به شرکت ها در طراحی سیستم های حسابداری و ارائه گزارش های مالی و فصلی می تواند مدیر خود را در تمامی موارد حقوقی که سازمان باید به عنوان یک وکیل و مشاور خوب با آن مواجه کند همراهی کند.
برون سپاری حسابداری
در پاسخ به این سوال که آیا حسابدار استخدام کنم یا خودم این کار را انجام دهم؟ بیایید یک استراتژی دیگر، برون سپاری حسابداری را مرور کنیم! اگر دانش شما در زمینه حسابداری کافی نیست و نمی توانید آن را انجام دهید، در عین حال بودجه کافی برای استخدام حسابدار به صورت پاره وقت ندارید، می توانید از این روش استفاده کنید و تنها بخشی از کار را برون سپاری کنید.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای عینک فروشی
استراتژی برون سپاری حسابداری چیست؟
گفته می شود بعضی از شرکت ها امور حسابداری خود را به شرکت ها یا اشخاص دیگر واگذار می کنند. این باعث صرفه جویی در هزینه های تجاری می شود و اندازه شرکت خیلی بزرگ نمی شود.
به عنوان مثال در روز های اخیر نهاد تامین اجتماعی تصمیم گرفته بخشی از حسابرسی تامین اجتماعی را به دستگاه های کنترلی واگذار کند. این باعث می شود که سازمان از ناکارآمد شدن جلوگیری کند.
البته یکی دیگر از مزایای برون سپاری، تسریع در کسب و کار مشتریان سازمان است. لازم به ذکر است که در پیمانکاری فرعی تمام حسابداری شرکت یا واحد تجاری به امانت واگذار نمی شود، بلکه بخشی از آن به صورت دوره ای انجام می شود. مثل مثال تامین اجتماعی که کنترل بیمه به سایر ارگان ها محول می شود.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مبلمان
کلام آخر
در نهایت برای پاسخ به سوال حسابدار نیازه یا خودم از پسش برمیام؟ باید بگوییم که جواب برای همه ی مشاغل یکسان نیست.
زیرا با توجه حجم کار و امور مربوط به حساب و کتاب، این شما هستید که تصمیم می گیرید به حسابدار نیاز دارید یا خیر. استخدام یک حسابدار مانند هر انتخاب دیگری، ممکن است نیاز به آزمایش و خطا داشته باشد اما در نهایت راه حل مناسب خودتان را پیدا خواهید کرد.
سلام وقت بخیر
با توجه به پیشرفت فناوری و وجود نرمافزارهای حسابداری مدرن، امکان دارد که فردی بتواند بدون نیاز به حسابدار، کنترل مالیاتی و مالی کسب و کار خود را برعهده بگیرد. با استفاده از نرمافزارهای حسابداری، تمامی اطلاعات مالی و مالیاتی در دسترس قرار میگیرد و به راحتی میتوان از این اطلاعات به منظور تصمیمگیریهای مالی و مالیاتی استفاده کرد.
به همین دلیل، در صورتی که شخص به دنبال دقت و صحت بالای مالیاتی و مالی کسب و کار خود است، استفاده از یک نرمافزار حسابداری میتواند گزینه مناسبی باشد. با این حال، برای کسب دانش لازم در زمینه مالی و مالیاتی، همچنان نیاز به آشنایی با اصول حسابداری و مالیاتی و دانش کافی در این زمینه وجود دارد. به همین دلیل، در صورتی که میخواهید کار خود را به روشی بهینه و با دقت بالا انجام دهید، بهتر است با یک حسابدار مشورت کنید.