حسابداری آنلاین چیست؟

حسابداری آنلاین در چند سال گذشته محبوبیت زیادی پیدا کرده است زیرا بسیاری از شرکت ها شروع به انطباق با عصر دیجیتال کرده و راه حل های مبتنی بر وب را در سیستم های موجود خود ادغام می کنند. اگر در این فناوری تازه کار هستید، می توانید با ما همراه باشید تا بدانید حسابداری آنلاین چگونه کار می کند و شما به عنوان یک مصرف کننده در هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین چه مواردی را باید در نظر بگیرید.

در این مقاله توضیح می دهیم که چگونه خدمات آنلاین از سیستم هایی مانند حسابداری ابری و نرم افزار حسابداری برای پشتیبانی از مشاغل کوچک و بزرگ در سراسر کشور استفاده می کنند.

حسابداری ابری چیست؟ 

حسابداری آنلاین، که حسابداری ابری یا تحت وب نیز نامیده می شود، شامل مدیریت حساب های تجاری و امور مالی با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین است.

در این نوع حسابداری می توانید بدون نیاز به نصب و خرید نرم افزار به آن دسترسی داشته باشید. تنها چیزی که نیاز دارید اتصال به اینترنت است و پس از آن نرم افزار به صورت آنلاین کار می کند. دسترسی با موبایل، تبلت و لپ تاپ، از جمله مزایای حسابداری آنلاین است.

نرم افزار Cloud Accounting چیست؟

نرم افزار حسابداری ابری مشابه نرم افزار حسابداری سنتی یا دسکتاپ است، با این تفاوت که نرم افزار حسابداری ابری بر روی سرورهای راه دور مانند SaaS (نرم افزار به عنوان سرویس) اجرا می شود.

داده ها به “ابر” ارسال می شوند، جایی که پردازش می شوند و به کاربر بازگردانده می شوند. در فضای ابری، کاربران حساب‌ها را با استفاده از نرم‌افزاری مدیریت می‌کنند که می‌توان از طریق اینترنت یا شبکه دیگری از طریق ارائه‌دهنده خدمات ابری به صورت بلادرنگ به آن دسترسی داشت.

استفاده از نرم افزار حسابداری ابری، هر کسب و کاری را از نیاز به نصب و نگهداری نرم افزار بر روی رایانه شخصی رها می کند. راه‌حل‌های تحلیلی مبتنی بر ابر همچنین به کاربران سایر بخش‌ها، دفاتر راه دور یا شعب امکان دسترسی به داده‌ها و مدل‌های نرم‌افزاری مشابه را می‌دهد.

دانلود برنامه حسابداری شخصی

مطالب مرتبط: سامانه مودیان مالیاتی چیست؟

حسابداری آنلاین چگونه کار می کند؟

برای درک نحوه عملکرد حسابداری آنلاین، ابتدا باید نحوه عملکرد سیستم های حسابداری سنتی را درک کنیم. هنگامی که با یک حسابدار از طریق نرم افزار آنلاین در تماس باشید، می توانید نیازهای تحقیقاتی خود را تجزیه و تحلیل کنید، اطلاعات مالی شرکت و دسترسی به حساب ها را به آنها بدهید و از آنجا حسابدار می تواند هر کاری را که می خواهد انجام دهد.

شما می توانید با آنها برای ارائه اظهارنامه مالیاتی، تجزیه و تحلیل نتایج مالی، مشاوره و تصمیم گیری برای افزایش سود، داده های تحقیق همکاری کنید.

مزایای نرم افزار حسابداری آنلاین چیست؟

استفاده از نرم‌افزار حسابداری آنلاین، بسیاری از نواقص و کاستی‌های سیستم سنتی را از بین می برد و استفاده از  حجم بالای داده‌ها موجب پیچیدگی امور و دشواری دسته‌بندی و نظارت بر آن‌ها نمی شود.

زیرا در حسابداری آنلاین دیگر نیازی به کاغذبازی نیست و  احتمال بروز جرائم و ریسک از بین رفتن اطلاعات نیز از بین می رود. در کل استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین مزایایی دارد که در ادامه به آنها می پردازیم.

دانلود برنامه حسابداری شخصی

دسترسی سریع در هر زمان و مکان

با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین  دیگر نیازی نیست نگران دسترسی به داده های مالی خود باشید، زیرا با سیستم حسابداری آنلاین می توانید در هر زمان از روز و هر مکانی که مجهز به اینترنت است به اطلاعات مالی و حسابداری خود دسترسی داشته باشید.

نرم افزار حسابداری ابری این اطلاعات به صورت لحظه‌ای در اختیار شما قرار می‌ دهد و تصمیم‌گیری برای ایجاد برنامه‌های هدفمند و رشد کسب‌وکار را برایتان فراهم می کند.

کاهش هزینه ها با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین

استفاده از نرم افزار حسابداری سنتی علاوه بر هزینه‌های نصب و استقرار، هزینه‌هایی برای بروز رسانی و رفع خطاهای احتمالی نیز در پی خواهد داشت. اما در نرم‌افزارهای آنلاین، نیازی به هزینه و زمان زیاد برای نصب و استقرار نیست، از این رو سیستم‌های حسابداری آنلاین صرفه‌جویی قابل‌توجهی برای کسب‌ و کار‌ها فراهم می کنند.

همان طور که می دانید اطلاعات مالی، یکی از پرحجم‌ترین داده‌های هر کسب‌وکار به شمار می آیند و برای نگهداری این اطلاعات، حافظه بالایی نیاز داریم که هزینه ی زیادی در پی دارد. از سویی دیگر افزایش این اطلاعات نیازمند ارتقاء سخت افزار می باشد که خود مشکل دیگری است.

دانلود برنامه حسابداری شخصی

کنترل حساب ها و جریانات امور مالی

با حسابداری آنلاین، می توانید ببینید که چقدر پول در حساب بانکی و کارت بانکی خود دارید، پولی که وارد تجارت می شود، پولی که خارج می شود. این مزیت به تصمیم گیری سریع و اقدام در زمینه هایی که نیاز به توجه و اولویت شما دارند، کمک می کند. در نتیجه می توان گفت نرم افزار حسابداری آنلاین به شما کمک می کند که تصمیمات آگاهانه ای در مورد آینده مالی کسب و کار خود بگیرید و پیشرفت چشم گیری داشته باشید.

دانلود برنامه حسابداری شخصی

بایگانی کردن امور را سریع و آسان می کند

همان طور که می دانید در گذشته، دسته‌بندی کردن و بایگانی اطلاعات به روش سنتی بسیار پیچیده‌ بود و زمان زیادی را به خود اختصاص می داد. اما امروزه ثبت آنلاین داده‌ها با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین، روند بایگانی کردن اطلاعات را منظم تر و آسان تر کرده و سرعت ثبت و ذخیره اطلاعات را افزایش داده است.

علاوه بر این، پیدا کردن اطلاعات بایگانی‌شده و جستجو ی داده‌ها در این نرم‌افزارها بسیار راحت تر می باشد.

برقراری ارتباط بهتر و سریع تر با حسابدار 

مزیت دیگر استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین، امکان بکارگیری آن‌ها توسط چندین نفر به شکل هم‌زمان است. به عنوان مدیر یک کسب و کار، شما نیازمند ارتباط با حسابدار خود می باشید تا بتوانید اطلاعات مالی را رد و بدل کنید. با نرم افزار حسابداری ابری، تمام سوابق حسابداری هم در اختیار شما و هم در اختیار حسابداران سیستم قرار می گیرد، بنابراین، زمان هیچ یک از طرفین  در این فرآیند تلف نمی شود. 

معایب حسابداری آنلاین

همان طور که می دانیم هر نرم افزاری مزایا و معایب خود را دارد و اما معایب حسابداری آنلاین این است که احتمال دارد با کمبود پهنای باند روبه رو شوید و سرعت اینترنت کند شود و برای به دست آوردن بیش از یک پهنای باند ممکن است متحمل هزینه های اضافی شوید.

مورد دیگر، امنیت داده ها می باشد. به دلیل قرار گرفتن اطلاعات در بستر وب، سرقت یا دستکاری آنها بسیار آسان تر صورت می گیرد. از این رو توجه به حفظ و نگهداری داده ها در حسابداری آنلاین باید بیشتر مد نظر قرار گیرد و از نرم افزارهایی استفاده شود که از امنیت بالایی برخوردار هستند.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین چیست؟

استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین دارای مزایای متعددی است:

دسترسی آسان:

با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین، شما می‌توانید از هر کجای دنیا و با استفاده از هر دستگاهی که اتصال اینترنت داشته باشد، به سیستم حسابداری خود دسترسی پیدا کنید. این امکان باعث می‌شود که بتوانید اطلاعات مالی و حسابداری خود را در هر زمان و هر مکانی مدیریت کنید.

هماهنگی و همزمانی:

با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین، تمامی اعضای تیم حسابداری می‌توانند به صورت همزمان و در زمان واقعی به سیستم دسترسی داشته باشند. این امکان باعث می‌شود که ارتباط و همکاری بین اعضای تیم بهبود یابد و هماهنگی بیشتری در انجام فعالیت‌های حسابداری برقرار شود.

امنیت اطلاعات:

نرم افزارهای حسابداری آنلاین معمولاً دارای سیستم‌های امنیتی قوی هستند که از جمله شامل رمزنگاری اطلاعات و مکانیزم‌های پشتیبان‌گیری منظم می‌شوند. این امر باعث می‌شود که اطلاعات حسابداری شما در برابر دسترسی غیرمجاز و از دست رفتن اطلاعات محافظت شود.

اتوماسیون و سهولت استفاده:

نرم افزارهای حسابداری آنلاین به شما امکان می‌دهند تا فعالیت‌های مالی و حسابداری خود را به صورت اتوماتیک و سریع انجام دهید. از جمله قابلیت‌هایی که در این نرم افزارها معمولاً وجود دارد می‌توان به صدور فاکتور یا، پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، مدیریت موجودی، ایجاد گزارشات مالی و مالیاتی، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی مالی، پیگیری وصول بدهی‌ها و پرداخت بستانکاری‌ها، ایجاد اتصالات با بانک‌ها و سامانه‌های مالی، و مدیریت حساب های بانکی اشاره کرد.

صرفه‌جویی در هزینه‌ها:

استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین معمولاً منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌های مرتبط با حسابداری می‌شود. با استفاده از این نرم افزارها، نیاز به تهیه و نگهداری سیستم‌های سخت‌افزاری پیچیده کاهش می‌یابد و نیاز به استخدام تعداد زیادی کارمند حسابداری را نیز کاهش می‌دهد.

امکان گسترش و ارتقاء:

نرم افزارهای حسابداری آنلاین معمولاً امکاناتی برای گسترش و ارتقاء بهبود یافته را دارا هستند. با توسعه کسب و کار خود، می‌توانید از امکانات جدید و به‌روزرسانی‌های نرم افزار استفاده کنید تا بهترین عملکرد ممکن را در مدیریت مالی و حسابداری خود داشته باشید.

به طور خلاصه، استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین باعث دسترسی آسان، هماهنگی و همزمانی، امنیت اطلاعات، اتوماسیون و سهولت استفاده، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و امکان گسترش و ارتقاء می‌شود.

کلام آخر

هر کسب و کاری می تواند از خدمات حسابداری آنلاین بهره مند شود در صورتی که با اهداف آنها برای مشاغل کوچک مطابقت داشته باشد، نیازی به داشتن حسابدار داخلی نیست، اما حمایت یک مشاور مالی می تواند برای موفقیت و رشد حیاتی باشد.

دانلود برنامه حسابداری شخصی

کار با یک نرم افزار حسابداری آنلاین به شما کمک می کند تا امور مالی و فرآیندهای خود را مدیریت کنید و در هزینه های حسابداری تجاری بدون هیچ زحمتی، صرفه جویی کنید.