نرم افزار حسابداری یک برنامه کامپیوتری است که برای نگهداری تراکنش ها و ثبت حساب ها و مانده حساب ها، توسط برنامه نویسان طراحی می شود. این نرم افزارها انجام امور حسابداری را برای صاحبان مشاغل و متخصصان بسیار آسان کرده اند و به آنها کمک می کند تا در کمترین زمان گزارش مالی تهیه کنند، مانده حساب‌ها را نظارت کنند، مدیریت حقوق و دستمزد را انجام دهند، سطوح سهام را ردیابی کنند و بودجه ها را مدیریت کنند.
هدف اصلی نرم افزارهای حسابداری سازمان‌دهی، نظم دادن و بالا بردن دقت روند ثبت معاملات یک کسب‌وکار است. با ما باشید تا بررسی کنیم که نرم افزار حسابداری چیست؟ و برنامه حسابداری چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
امروزه نرم افزارهای حسابداری متفاوتی بر اساس نوع فعالیت، وسعت کسب و کار و توان مالی خریدار نرم‌افزار وجود دارند و افراد با هر نوع کسب و کاری از کسب و کارهای ساده گرفته تا شرکت های بزرگ می توانند نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود را تهیه کنند. در صورت مطابق نبودن این نرم افزارها، صاحبان تجارت ها و شرکت ها می توانند به طور اختصاصی و با هزینه بیشتر نرم افزار حسابداری خود را سفارش دهند. اگر شما صاحب کسب و کار کوچکی هستید نرم افزار حسابداری شخصی چالاک حساب می تواند گزینه ی مناسبی برای شما باشد.
این نرم افزارها در وقت شما صرفه جویی کرده و از بروز خطا جلوگیری می کنند اما به تنهایی قادر به پاسخگویی نیازهای حسابداری و مالی شرکت‌ها و موسسات نیستند بلکه نقش بکارگیری آنها را، عامل انسانی به عهده دارد.
افزایش سرعت و دقت در محاسبات و کاهش هزینه‌ها در ثبت اطلاعات، پردازش و ارائه گزارش از ویژگیهای نرم افزارهای حسابداری می باشند که در بکار گرفته شدن آنها توسط حسابداران و صاحبان شرکت ها و مشاغل کوچک و بزرگ نقش به سزایی داشته دارند.
7 مورد از مزایای نرم افزار حسابداری
حسابداری شامل طیف گسترده ای از فعالیت ها به منظور ثبت جریان پول شرکت ها و وضعیت مالی یک کسب و کار است.
قبلا این کار به صورت دستی انجام می شد و بسیار پیچیده و زمان بر بود، اما امروزه نرم افزار حسابداری، این فرآیندها را ساده کرده است و دقت در انجام محاسبات را برای صاحبان بیزنس ها به میزان زیادی افزایش داده است. در ادامه به مزایای بیشتر این نرم افزارها اشاره می کنیم.
مطالب مرتبط: چگونه یک حسابدار برای کسب و کارمان استخدام کنیم ؟
1- خودکار کردن وظایف با استفاده از نرم افزار حسابداری
همه ما می دانیم که ورود اطلاعات به صورت دستی بسیار خسته کننده است و احتمال خطا و اشتباه کردن را افزایش می دهد اما امروزه با ماشینی شدن کارها و نرم افزارهایی همچون نرم افزار حسابداری، این خطاها به حداقل خود رسیده است.
با یک سیستم حسابداری خوب ورودی دستی داده ها به حداقل می رسد زیرا نرم افزار برای شما محاسبات را انجام می‌دهد و اطلاعات را گردآوری می‌کند، فاکتور صادر می کند. در نتیجه زمان حسابرسی کوتاه تر و خالی از استرس خواهد بود.
2- نرم افزار حسابداری و ساده سازی تهیه فرم های مالیاتی
نرم افزار حسابداری با ذخیره اطلاعات و ارقام به دست آمده از سود و زیان یک کسب و کار، روند پر کردن فرم های مالیاتی را بسیار آسان می کند. با استفاده از نرم افزارهای دخل و خرج، محاسبات و گزارشات مالیاتی شما بصورت اتوماتیک انجام می گیرد و شما را از پیگیری دستی معاملات، محاسبه سود و زیان، میزان بدهی به بانکها که کاری بسیار طاقت فرسا و زمان بر است، دور نگه می دارد از این رو می توانید در اسرع وقت اظهار نامه های مالیاتی خود را ثبت کنید.
3- در دسترس بودن داده ها با استفاده از نرم افزار حسابداری
قبلا صاحبان کسب و کارها برای نگهداری اطلاعات به دفاتر و پوشه های زیادی احتیاج داشتند، همچنین برای پیدا کردن یک سند حسابداری زمان زیادی لازم بود تا از بین دفاتر و اسناد سال‌های گذشته، آن را پیدا کنند اما امروزه با استفاده از نرم افزارهای حسابداری فقط کافی است تاریخ یا اسم فاکتور یا اطلاعات دیگر را به نرم افزار داده و فاکتور مورد نظر خود را مشاهده کنید. همچنین به‌راحتی می‌توانید صورت‌های مالی سال‌های گذشته را به تفکیک ملاحظه نمایید.
در ضمن با اتصال به اینترنت و یک مرورگر وب تنها با یک کلیک می توانید از هر کجا و هر زمان که بخواهید به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید. لازم نداشتن فضای فیزیکی برای نگهداری اطلاعات از دیگر مزایای نرم افزار حسابداری می باشد.
4- افزایش امنیت اسناد مالی با نرم افزار حسابداری
همانطور که پیشتر گفتیم پیدا کردن یک سند در بین این همه اسناد کار وقت گیری است علاوه بر این، از بین رفتن این اسناد مورد دیگری است که لزوم استفاده از نرم افزارهای حسابداری را تشدید می کند. در حال حاضر یک نرم افزار حسابداری می‌تواند تمامی اطلاعات مالی کسب‌وکار شما را به شکل‌های مختلف و در مکان‌های مختلف تنها با یک عمل کپی و پست ذخیره کند. شما حتی می توانید از فضای ابری برای ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده کنید. همچنین با رمزگذاری اطلاعات می توانید دسترسی دیگر افراد را محدود کنید.
5- ادغام با سایر برنامه های تجاری
یکی از راه هایی که کار شما را ساده‌تر کرده و در زمانتان صرفه جویی می‌کند، امکان برقراری ارتباط با دیگر نرم افزارهای مالی و تجاری و دسترسی به داده ها از مکان های مختلف است زیرا دیگر نیازی به انتقال اطلاعات از یک سیستم یا نرم افزار به فضای دیگری نیست.
نرم افزار جامع حسابداری می تواند با باقی ابزارهای مدیریت کسب‌وکار مثل CRM همگام شود، همچنین این نرم افزار را می توان با درگاه های پرداخت آنلاین، برنامه های کاربردی گزارش دهی و سیستم های مدیریت اطلاعات ادغام کرد تا عملکردهای فروش و مدیریت کسب و کار را به حسابداری شما اضافه کند.
6- کاهش از دست دادن اطلاعات با نرم افزار حسابداری
مزیت دیگر نرم افزار حسابداری این است که با استفاده از سیستم های حسابداری ابری می توانید از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید و مانع از دست رفتن داده ها شوید درحالی که در حسابداری دستی این کار خیلی سخت و وقت گیر است و مطمئنا کسی حاضر نیست از تمامی حساب های خود به صورت دستی کپی بگیرد.
7- کاهش هزینه‌ها یکی دیگر از مزایای نرم افزار حسابداری
یک نرم افزار حسابداری بخش اعظمی از فعالیت‌های مالی و حسابداری را انجام می‌دهد بنابراین اعضای تیم حسابداری می‌توانند کار بیشتری را در مدت زمان کوتاه‌تر و با سهولت بیشتری انجام دهند.
در نتیجه شما نیاز به بکارگیری نیروی انسانی بیشتر از جمله کمک حسابدار، کارشناس حسابداری، کارشناس ارشد حسابداری، مدیر مالی و… نخواهید داشت. نرم افزارهای حسابداری هزینه‌های نیروی انسانی بخش حسابداری را به شکل چشمگیری کاهش می‌دهند و این مزیت بسیار عالی می باشد که به سادگی قابل چشم پوشی نیست.
امکانات نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری دارای امکانات و ویژگیهایی می باشد که کارها را نه تنها برا ی حسابداران بلکه برای تمامی افرادی که با این سیستم ها کار می کنند، بسیار آسان می‌کند.
ویژگیهای نرم افزار حسابداری بسته به شرایط شغلی کسب و کارهایی که از آن استفاده می کنند می تواند متفاوت باشد. هر یک از نرم افزارها دارای ویژگیهای پیشرفته‌ای هستند که به شما کنترل بیشتری در مدیریت امور مالی و حساب و کتاب هایتان می‌دهند. در ادامه به کلیدی ترین ویژگیها اشاره می کنیم.
1- پردازش فاکتور با استفاده از نرم افزار حسابداری
یکی از اصلی ترین بخش های هر کسب و کار، صدور فاکتور است. نحوه ثبت فاکتور فروش، مدیریت و ایجاد آنها و هم چنین نحوه انتشار فاکتورهای فروش تاثیر زیادی روی کسب و کار شما خواهد داشت. از جمله ویژگی هایی که یک نرم افزار حسابداری در قسمت پردازش فاکتور باید داشته این است که به شما این امکان را بدهد که بدانید چه کسی به شما بدهکار است، چه مقدار بدهی دارد و چه زمانی قرار است که بدهی خودش را تسویه کند. از دیگر ویژگیهای مورد نیاز در این بخش می توان به صورتحساب خودکار، یادآوری‌های پرداخت و تبدیل خودکار تخمین‌ها به فاکتورها، اشاره کرد.
2- پرداخت های آنلاین و نرم افزار حسابداری
بسیاری از سیستم های حسابداری به مشتریان شما این امکان را می دهند که با یک کلیک، صورتحساب الکترونیکی که برایشان ارسال می کنید را به صورت آنلاین پرداخت کنند. از جمله مزایای این روش می توان به زمان کمتری که کارکنان برای پردازش چک یا سپرده گذاری بانکی صرف می کنند، امنیت بیشتر برای پرداخت ها و زمان پردازش سریع تر اشار ه کرد.
از این رو می توان گفت قابلیت پرداخت آنلاین یکی از ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب است که از ادغام و یکپارچه‌سازی درگاه پرداخت پشتیبانی می کند و جمع آوری پرداخت ها که بخش ضروری هر کسب و کار است را برای شما آسان می کند.
3- حساب های پرداختنی
حساب پرداختنی، بدهی یک فرد یا شرکت است که باید پرداخت شود و پیگیری بدهی برای هر کسب و کاری ضروری است. نرم‌افزار حسابداری باید ویژگیهایی مانند صورت حساب‌ها، سفارش‌های خرید، اعتبارات فروشنده و هزینه‌ها را ارائه دهد تا بتواند سمت پرداخت شدنی عملیات تجاری شما را تا حد ممکن روان کند.
4- بانکداری و نرم افزار حسابداری
برای این که بتوانید پرداخت صورت حساب ها را مستقیم انجام دهید و آنها در سیستم حسابداری خود وارد کنید، نرم افزار حسابداری باید این امکان را برای شما فراهم کند که بتوانید با بانک در ارتباط باشید، تا دیگر نیازی به وارد کردن دستی تراکنش های بانکی نداشته باشید.
5- گزارش نویسی
گزارش‌های حسابداری مجموع اطلاعات مالی مربوط به یک واحد اقتصادی را به شکل طبقه‌بندی شده همراه با توضیحات و تفاسیر لازم به طور یکجا ارائه می‌کنند. علاوه بر مجموعه‌ای از ویژگیهای که قبلا گفته شد، نرم‌افزارهای حسابداری برای تجزیه و تحلیل اعداد و تصمیم گیری های تجاری می توانند گزارش‌هایی با کیفیت و بسیار متفاوت ارائه کنند. برخی از نرم افزارهای حسابداری در این زمینه کمی جلوتر رفته و قابلیتهای بیشتری مانند اشتراک گذاری و برنامه‌ریزی و شخصی‌سازی گزارش‌ها را به کاربران خودشان ارائه می‌کنند.
6- فهرست موجودی یا مدیریت موجودی
یک سیستم حسابداری با کنترل موجودی ها و انبار می‌تواند کسب‌وکار شما را ساده‌تر کند و به شما کمک کند موجودی را ردیابی و آنچه را که در انبار دارید، آنچه را که باید دوباره سفارش دهید و بودجه خرید خود را در کجا خرج می‌کنید، شناسایی کنید.
7- ردیابی زمان با استفاده از نرم افزار حسابداری
اکثر سازمان ها نیاز به نظارت بر حضور و زمان صرف شده برای وظایف خاص دارند. ماژول های زمان و حضور و غیاب می توانند مکمل های بسیار مفیدی برای نرم افزار حسابداری باشند.
ویژگی ردیابی زمان برای مشاغل مبتنی بر خدمات که از مشتریان بر اساس زمان صرف شده برای یک پروژه یا کار هزینه می گیرند، یک ضرورت است. نرم افزار حسابداری باید به این قبیل مشاغل اجازه دهد پروژه‌ها و ساعات صرف شده خود را محاسبه کنند، تایمرهای کاری را در برنامه اجرا کرده و ساعت‌ها را مستقیماً به فاکتور تبدیل کنند.
انتخاب نرم افزار حسابداری که مناسب کسب و کارمان باشد
لازم است بدانید که همه ی نرم افزارهای حسابداری، یکسان طراحی نمی شوند. زمانی که نرم افزار مناسب را انتخاب می کنید، شرکت شما می تواند حداکثر سود را از اتوماسیون حسابداری بدست آورد.
یک نرم افزار حسابداری مناسب این امکان را به شما می دهد تا به تمامی گزارشاتی که برای پرونده‌های مالیاتی و سایر پرونده‌های دولتی مورد نیاز است، دسترسی داشته باشید. و بدین گونه باعث ترقی شرکت شما می شود و کمک می کند تا در دنیای تجارت رقابتی، همچنان اول باشید.
چه اهمیتی در استفاده از نرم‌افزار حسابداری وجود دارد؟
استفاده از نرم‌افزار حسابداری اهمیت زیادی دارد. برخی از اهمیت‌های آن عبارتند از:
- افزایش دقت و صحت: نرم‌افزارهای حسابداری بر اساس قوانین و قواعد حسابداری عمل می‌کنند و از انسانیت خطاها کاسته می‌کنند.
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه: استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری منجر به اتوماسیون بسیاری از فرآیندهای حسابداری می‌شود و زمان و هزینه را کاهش می‌دهد.
- تولید گزارشات مالی: نرم‌افزارهای حسابداری قادر به تولید گزارشات مالی و فنی هستند که برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و مالی سازمان بسیار حائز اهمیت است.
- افزایش دسترسی و قابلیت اطمینان: استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری امکان دسترسی آسان و سریع به اطلاعات حسابداری را فراهم می‌کند و قابلیت اطمینان در برابر از دست رفتن اطلاعات را بهبود می‌بخشد.
- پیگیری قوانین و مقررات: نرم‌افزارهای حسابداری قادر به بروزرسانی مقررات حسابداری و مالی هستند و کمک می‌کنند تا سازمان با قوانین و مقررات جاری تطبیق پیدا کند.
به چه ویژگیهایی باید در نرم‌افزار حسابداری توجه شود؟
ویژگیهای مهمی که در نرم‌افزار حسابداری باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:
- سهولت استفاده: نرم‌افزار باید طراحی شده باشد که کاربران به راحتی بتوانند از آن استفاده کنند و عملکرد آن را درک کنند.
- انعطاف‌پذیری: نرم‌افزار باید قابلیت سفارشی‌سازی و تنظیمات مختلف را برای تطبیق با نیازهای خاص سازمان فراهم کند.
- امنیت: امنیت اطلاعات مالی بسیار حائز اهمیت است و نرم‌افزار باید مکانیسم‌های مناسبی برای محافظت از اطلاعات را داشته باشد.
- یکپارچگی: نرم‌افزار باید قابلیت ارتباط و همکاری با سایر سیستم‌ها و برنامه‌های موجود در سازمان را داشته باشد.
- قابلیت گزارش‌گیری: نرم‌افزار باید قابلیت تولید گزارشات مالی و تجزیه و تحلیل داده‌های حسابداری را داشته باشد.
آیا نرم‌افزار حسابداری می‌تواند برای انواع سازمان‌ها مناسب باشد؟
بله،نرم‌افزار حسابداری می‌تواند برای انواع سازمان‌ها مناسب باشد، از جمله:
- سازمان‌های کوچک و استارتاپ‌ها: نرم‌افزار حسابداری با امکانات ساده و قیمت مناسب می‌تواند به استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک کمک کند تا اطلاعات مالی خود را به خوبی مدیریت کنند.
- سازمان‌های متوسط و بزرگ: سازمان‌های بزرگتر نیازمند قابلیتهای پیچیده‌تری در نرم‌افزار حسابداری هستند که قادر به مدیریت گسترده‌ترین جریان‌ها، تجزیه و تحلیل پیشرفته داده‌ها و ارتباط با سیستم‌های دیگر باشد.
- سازمان‌های غیرانتفاعی: سازمان‌های غیرانتفاعی نیز مانند دیگر سازمان‌ها نیاز به مدیریت مالی صحیح دارند و نرم‌افزار حسابداری می‌تواند به آنها در مدیریت منابع مالی کمک کند.
چه تأثیری از استفاده از نرم‌افزار حسابداری در سازمان‌ها برای مدیران و کاربران دارد؟
استفاده از نرم‌افزار حسابداری برای مدیران و کاربران سازمان‌ها تأثیرات مثبتی دارد، از جمله:
- دسترسی آسانتر به اطلاعات: نرم‌افزارهای حسابداری به مدیران و کاربران امکان می‌دهند تا به راحتی به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند و تصمیمات مبتنی بر اطلاعات دقیق‌تری بگیرند.
- بررسی و کنترل بهتر: با استفاده از نرم‌افزار حسابداری، مدیران می‌توانند عملکرد مالی سازمان را بهبود بخشند و از نظرات دقیق در مورد وضعیت مالی مطلع شوند.
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه: استفاده از نرم‌افزار حسابداری منجر به اتوماسیون فرآیندهای حسابداری می‌شود و همچنین زمان و هزینه‌های مربوط به پردازش دستی اطلاعات را کاهش می‌دهد.
- گزارش دهی بهتر: نرم‌افزار حسابداری قابلیت تولید گزارشات مالی و تجزیه و تحلیل دقیق‌تر داده‌ها را فراهم می‌کند که به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند.
- دقت و دقت بیشتر: استفاده از نرم‌افزار حسابداری باعث کاهش خطاها و دقت بیشتر در محاسبات و ثبت اطلاعات مالی می‌شود.
کلام آخر
در این مقاله در مورد اینکه نرم‌افزار حسابداری چیست، چه مزایا و کاربردهایی دارد صحبت کردیم. فرقی نمی‌کند صاحب کسب و کاری کوچک باشید یا مدیر عامل یک شرکت و سازمان بزرگ و معتبر، در هر صورت برای مدیریت امور مالی و حسابداری خود به نرم افزار حسابداری نیاز خواهید داشت.
نرم افزارهای حسابداری از جمله برنامه‌های کاربردی و مفیدی هستند که امکان مدیریت و نظارت سریع و کارآمد امور مالی و حسابداری را در اختیار حسابداران و صاحبان کسب و کارها قرار می‌دهند. در حال حاضر محصولات متنوعی در بازار وجود دارند که هر کدام به نوعی نیاز کسب و کارهای مختلف را برآورده می کنند.
نرم افزاری که انتخاب می کنید بسته به زمینه فعالیت، نوع کسب و کار شما، خدمات متفاوتی ارائه می کند. اگر به دنبال نرم افزار حسابداری شخصی برای مدیریت امور مالی خود و کسب و کار های کوچک هستید ما نرم افزار چالاک حساب را به شما پیشنهاد می کنیم.
نرم افزارهای فروشگاهی، شرکتی و سازمانی بسیاری وجود دارند که برای ثبت اطلاعات و تراکنش‌های مالی و محاسبه سود و زیاد استفاده می شوند اما چالاک حساب یک نرم افزار حسابداری دخل و خرج شخصی است که همزمان برای حسابداری فروشگاه های کوچک هم طراحی شده است.
سلام به نظر من یکی از مهمترین ویژگی هایی که یک نرم افزار حسابداری باید داشته باشد پشتیبانی دائمی است بیشتر نرم افزار ها پشتیبانی ندارند و وقتی برای نرم افزار پیش میاد کاربر دیگه نمی تونه ازش استفاده کند.