کدینگ حسابداری سیستمی است برای دسته بندی و سازماندهی حساب ها در حسابداری. این سیستم از سطوح کلی شروع می شود (مثل دارایی ها، بدهی ها و سرمایه) و به تدریج به سطوح جزئی تر تقسیم می شود.
هدف کدینگ، ثبت دقیق و منظم اطلاعات مالی است تا حسابداران بتوانند به راحتی حساب ها را مدیریت کنند و از اشتباهات جلوگیری شود. اگر کدینگ به درستی طراحی نشود، می تواند باعث بروز مشکلات در ترازنامه و گزارش های مالی شود که اصلاح آن ها بسیار سخت خواهد بود.
اگر می خواهید بدانید کدینگ در حسابداری چیست و انواع آن کدام است این مطلب را تا آخر بخوانید.
کدینگ در حسابداری چیست؟
در حسابداری، مفاهیم “سرمایه”، “بدهی”، و “دارایی” از اصلی ترین ارکان هستند. کدینگ حسابداری نیز بر همین اساس عمل می کند و به نوعی ساختار درختواره ای حساب ها را شکل می دهد.
برای درک بهتر، تصور کنید که در سطح کل، یک گزینه به نام “دارایی” وجود دارد. با انتخاب آن، وارد سرفصل های “دارایی های جاری” و “غیرجاری” می شوید. سپس با انتخاب “دارایی های جاری”، سرفصل های جزئی تر مانند “موجودی نقد و بانک” نمایش داده می شود. همین روند تا سطوح پایین تر ادامه پیدا می کند و حساب ها به تدریج ریزتر می شوند.
کدینگ حسابداری معمولاً شامل سطوح کل، گروه، معین و تفضیلی است و حتی می تواند به سطح چهارم، پنجم یا ششم نیز گسترش یابد. این سیستم پایه و اساس حسابداری را تشکیل می دهد و تنظیم درست آن اهمیت حیاتی دارد.

اشتباه در کدینگ ممکن است کل فرآیند حسابداری را دچار مشکل کند. به عبارت دیگر، اگر از ابتدا کدینگ به درستی طراحی نشود، اصلاح آن در مراحل بعدی بسیار دشوار خواهد بود، مگر با بستن حساب ها و شروعی جدید.
انواع کدینگ در حسابداری
کدینگ در حسابداری به عنوان یک سیستم دسته بندی و طبقه بندی حساب ها، شامل سطوح مختلفی است که هر یک نقش مهمی در سازمان دهی اطلاعات مالی ایفا می کنند. این سطوح به ترتیب از کلی ترین تا جزئی ترین موارد را پوشش می دهند و شامل موارد زیر هستند:
1. کدینگ در سطح کل
در این سطح، حساب ها به دسته های اصلی مانند دارایی ها، بدهی ها و سرمایه تقسیم می شوند. این دسته بندی، پایه و اساس سایر سطوح کدینگ است.
2. کدینگ در سطح گروه
هر دسته کلی به گروه های کوچک تری تقسیم می شود. برای مثال، در دسته “دارایی ها”، گروه هایی مانند دارایی های جاری و دارایی های غیرجاری تعریف می شوند.
3. کدینگ در سطح معین
در این سطح، حساب ها جزئی تر شده و به سرفصل های دقیق تری تقسیم می شوند. مثلاً در گروه “دارایی های جاری”، حساب هایی مانند “موجودی نقد و بانک” یا “حساب های دریافتنی” تعریف می شوند.
4. کدینگ در سطح تفضیلی
این سطح جزئی ترین سطح کدینگ است و اطلاعات دقیق تری از حساب ها ارائه می دهد. برای مثال، در حساب “موجودی نقد و بانک”، جزئیاتی مانند حساب های بانکی مختلف یا صندوق های نقدی مشخص می شود.
5. سطوح پیشرفته تر (سطح چهارم، پنجم و ششم)
در برخی سیستم های حسابداری، کدینگ می تواند به سطوح بیشتری گسترش یابد. این سطوح معمولاً برای شرکت ها و سازمان هایی با فعالیت های پیچیده تر مورد استفاده قرار می گیرند و امکان مدیریت جزئیات بیشتری را فراهم می کنند.
انواع کدینگ در حسابداری، از سطح کل تا سطوح تفضیلی و پیشرفته، به حسابداران این امکان را می دهد که اطلاعات مالی را به صورت دقیق و سازمان یافته ثبت و مدیریت کنند. طراحی صحیح این سطوح نقش حیاتی در دقت و کارایی سیستم حسابداری دارد.
ضرورت استفاده از کدینگ در حسابداری چیست؟
کدینگ حسابداری یکی از مهم ترین پایه های نظام حسابداری است که ساختاری سازمان یافته برای ثبت و دسته بندی اطلاعات مالی فراهم می کند. این سیستم که به صورت درختواره ای طراحی می شود، امکان تفکیک و جزئی سازی حساب ها را از سطح کل تا سطوح جزئی تر (مانند گروه، معین و تفضیلی) فراهم می سازد. ضرورت استفاده از کدینگ در حسابداری به دلایل زیر برجسته می شود:
1. ایجاد ساختار منظم برای حساب ها
کدینگ حسابداری با تعریف سطوح مختلف مانند دارایی ها، بدهی ها و سرمایه، ساختاری استاندارد برای ثبت اطلاعات مالی فراهم می کند. این نظم و ترتیب، از اشتباهات احتمالی در ثبت حساب ها جلوگیری می کند.
2. پیشگیری از اشتباهات جبران ناپذیر
اگر کدینگ به درستی طراحی نشود، اشتباهات می توانند کل سیستم حسابداری را تحت تأثیر قرار دهند. مثلاً ثبت اشتباه “موجودی نقد و بانک” در حساب هایی مانند “سرمایه” یا “حساب های پرداختنی” موجب عدم تعادل در ترازنامه و اختلال در معادله حسابداری می شود.
3. پایه ریزی صحیح سیستم حسابداری
کدینگ، پایه و اساس سیستم حسابداری را تشکیل می دهد. اشتباه در طراحی کدینگ از ابتدا، می تواند مشکلات زیادی را در گزارش دهی و تحلیل مالی به وجود آورد و اصلاح آن نیز بسیار دشوار خواهد بود.
4. استاندارد سازی در نرم افزار های حسابداری
نرم افزارهایی مانند “سپیدار”، کدینگ استانداردی را ارائه می دهند که به کاربران کمک می کند از اشتباهات جلوگیری کرده و به راحتی اطلاعات مالی را مدیریت کنند. در مقابل، نرم افزارهایی که کدینگ استاندارد ندارند، کاملاً به دانش حسابدار وابسته اند و اشتباه در طراحی کدینگ می تواند عواقب سنگینی داشته باشد.
5. تضمین دقت در گزارش های مالی
با استفاده از کدینگ استاندارد، اطلاعات مالی در جایگاه درست خود ثبت می شوند. این امر دقت گزارش های مالی را تضمین کرده و امکان تحلیل های دقیق تر را فراهم می کند.
مطالب مرتبط: چطور مالیات سوپر مارکت ها را محاسبه کنیم؟

در مجموع، استفاده از کدینگ در حسابداری نه تنها برای ایجاد نظم و انسجام ضروری است، بلکه از خطاهای احتمالی جلوگیری کرده و پایه ای محکم برای عملیات مالی فراهم می سازد.
ساختار استاندارد کدینگ حسابداری
برای اینکه بدانیم کدینگ در حسابداری چیست باید ساختار استاندارد آن را بشناسیم. کدینگ در حسابداری ساختار های متفاوتی دارد که شامل موارد زیر است.

- گروه حساب
یکی از لایه های ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری، صورت حساب های مالی است که در آن همه بدهی های جاری و غیر جاری، میزان درآمد و هزینه و سرمایه گذاری و سودبر قرارمی گیرند. این سطح با نام گروه حساب شناخته می شود.
- حساب کل
در لایه حساب کل صورت های حساب مالی تعریف می شوند و نیاز ها و فعالیت های یک شرکت را تحت پوشش قرار می دهند. به عبارت دیگر در این سطح حساب های شرکت به ارقام کوچک تر تقسیم می شود.
- حساب معین
در ساختار کدینگ حسابداری، سطح حساب معین به تقسیم شدن حساب های کل به حساب های کوچک و جزئی گفته می شود. حساب های تفضیلی 1 و حساب تفضیلی 2 حساب های خرد شده ای هستند که با نام حساب تفضیلی شناخته می شوند و باعث می شوند طبقه بندی و شناسایی حساب ها آسان شود.
اهمیت کدینگ در نرم افزار های حسابداری
نرم افزار هایی مانند “سپیدار” دارای کدینگ استانداردی هستند که پایه ای قوی برای شروع فرآیند حسابداری فراهم می کنند. البته این امکان وجود دارد که برخی آیتم ها را به این کدینگ اضافه یا کم کرد. اما وجود یک استاندارد اولیه، به جلوگیری از اشتباهات اساسی کمک می کند.
در مقابل، نرم افزار هایی مانند “راهکاران” چنین استانداردی ندارند و طراحی کدینگ به دانش حسابدار وابسته است. اگر حسابدار دانش کافی نداشته باشد و کدینگ اشتباه تعریف کند، مشکلاتی جدی ایجاد خواهد شد. مثلاً اشتباه در ثبت “موجودی نقد و بانک” در حساب هایی مانند “سرمایه” یا “حساب های پرداختنی”، باعث اختلال در ترازنامه و معادله حسابداری می شود.
کلام آخر
مدیران به ابزار های مناسب برای دسته بندی اطلاعات و مدیریت بهتر مجموعه نیاز دارند. کدینگ در حسابداری اقدام موثری است که باعث می شود مدیران بتوانند داده ها را دسته بندی کنند و در مواقع نیاز به راحتی به آن ها دسترسی داشته باشند. در این مطلب سعی کردیم اطلاعات کاملی در پاسخ به سوال کدینگ در حسابداری چیست در اختیار شما قرار دهیم.