چالاک حساب را به منابع منتخب در گوگل اضافه کناگر صورتحساب در سامانه مودیان ثبت نمی‌شود، قبل از ارسال دوباره، متن دقیق پاسخ و وضعیت آن را بررسی کنید. «خطا در ارسال»، «در حال پردازش» و «رد توسط خریدار» یک اتفاق نیستند و راهکار یکسان ندارند. تغییر سریال، تاریخ یا اطلاعات معامله بدون تشخیص علت می‌تواند پیگیری را دشوار و صورتحساب تکراری ایجاد کند.
این راهنما برای عیب‌یابی اولیه است. شماره و متن خطا ممکن است با نسخه سامانه و نرم افزار متفاوت باشد؛ بنابراین به‌جای فهرست کدهای بدون مرجع، کنترل‌های لازم برای هر دسته را توضیح می‌دهیم.
اول مشخص کنید مشکل در کدام مرحله است#
| نشانه | چه چیزی را بررسی کنیم؟ | اقدام بعدی |
|---|---|---|
| درخواست ارسال نمی‌شود یا خطای ارتباط می‌بینید | اتصال، پاسخ فنی و وجود شناسه پیگیری | پیش از تکرار، معلوم کنید درخواست قبلی به سامانه رسیده یا نه |
| ارسال شده یا در حال پردازش است | نتیجه استعلام، نه صرفاً برچسب نرم افزار | وضعیت را با ابزار استعلام محصول پیگیری کنید |
| پاسخ اعتبارسنجی دارای خطاست | متن خطا، نام فیلد و ردیف مرتبط | همان داده یا تنظیم فنی را بررسی کنید |
| صورتحساب ثبت شده اما خریدار آن را رد کرده | علت رد و اسناد واقعی معامله | با حسابدار، مسیر قانونی اصلاح یا اقدام متناسب را تعیین کنید |
رد خریدار را به معنی ثبت‌نشدن صورتحساب یا از بین رفتن خودکار اثر آن فرض نکنید. همچنین ذخیره‌بودن یک فاکتور در نرم افزار، اثبات ثبت نهایی در سامانه مودیان نیست.
۱. خطای کلید، امضا یا شناسه حافظه مالیاتی#
روش ارسال انتخاب‌شده، پرونده فعال، شناسه حافظه و تنظیمات کلید متناظر را کنترل کنید. CSR درخواست صدور گواهی است و نباید آن را با کلید خصوصی یا شناسه حافظه یکی گرفت. اگر پیام به گواهی اشاره دارد، اعتبار آن را از مسیر صادرکننده مربوط بررسی کنید؛ پایان نشست کاربری هم الزاماً به معنی انقضای گواهی نیست.
برای اصلاح تنظیمات فنی از راهنمای نسخه فعلی نرم افزار یا پشتیبانی آن استفاده کنید. بدون تشخیص علت، کلید جدید نسازید یا تنظیمات فعال را جایگزین نکنید؛ این تغییر ممکن است بر ارسال‌های بعدی اثر بگذارد. کلید خصوصی و رمز آن را در تصویر خطا یا تیکت عمومی قرار ندهید.
پیش‌نیازها در راهنمای نحوه اتصال نرم افزار حسابداری به سامانه مودیان توضیح داده شده است.
۲. خطای شناسه کالا، خدمت یا نرخ مالیات#
ابتدا شناسه درج‌شده در همان ردیف را با کالا یا خدمت واقعی و مرجع جاری شناسه‌ها تطبیق دهید. اشتباه تایپی، استفاده از شناسه نامتناسب یا تنظیم نادرست اطلاعات پایه را بررسی کنید. شناسه یک کالای «مشابه» را فقط برای عبور از خطا جایگزین نکنید.
نرخ و وضعیت مالیاتی باید با کالای واقعی، تاریخ معامله و ضابطه مربوط سازگار باشد. معاف‌بودن و نرخ صفر را صرفاً به‌خاطر صفرشدن عدد مالیات یکی نگیرید. برای واحد سنجش نیز مقدار ارسالی و نگاشت واحد در نرم افزار را کنترل کنید؛ قواعد همان نسخه دستورالعمل ملاک است.
۳. مغایرت کد پستی، آدرس و اطلاعات خریدار#
کد پستی، نشانی، شناسه و شماره اقتصادی را از اطلاعات معتبر همان طرف معامله کنترل کنید. مشخص کنید پیام خطا به اطلاعات فروشنده مربوط است یا خریدار؛ از متن کوتاه «عدم تطابق اطلاعات» نمی‌توان نتیجه گرفت که حتماً نشانی دفتر مرکزی باید جایگزین شود.
- نام فیلد و طرف مربوط در پاسخ را پیدا کنید.
- اطلاعات ثبت‌شده در نرم افزار را با مدارک و مشخصات معتبر طرف معامله تطبیق دهید.
- اگر اشکال در پرونده پایه است، صاحب پرونده باید اصلاح را از مسیر رسمی انجام دهد.
- پس از رفع علت، وضعیت قبلی صورتحساب را بررسی و اقدام بعدی را طبق راهنمای محصول انجام دهید.
برای عبور از خطا، کد پستی یا نشانی ساختگی وارد نکنید. استعلام شناسه ملی هم به‌تنهایی صحت همه اطلاعات نشانی و پرونده مالیاتی را ثابت نمی‌کند.
۴. خطای نوع یا الگوی صورتحساب#
نوع صورتحساب با الگوی آن یک مفهوم نیست. شخص حقیقی یا حقوقی بودن خریدار هم به‌تنهایی نوع و الگوی درست را تعیین نمی‌کند. ماهیت معامله، اطلاعات لازم و قواعد صدور را با راهنمای جاری تطبیق دهید؛ صرف دریافت خطا نباید موجب حذف اطلاعات واقعی خریدار شود.
۵. خطای مبلغ، تخفیف، جمع و اعشار#
ردیف اعلام‌شده، تعداد، مبلغ واحد، تخفیف، مبنای مالیات و جمع‌های صورتحساب را بررسی کنید. واحد ریال و تومان و تفاوت ارقام نمایش‌داده‌شده با داده ارسالی هم مهم است. جمع‌ها و حدود اعشار باید مطابق قواعد فنی نسخه مربوط محاسبه شوند.
قانون کلی «هر اختلاف یک‌ریالی همیشه رد می‌شود» یا «همه گردکردن‌ها را خاموش کنید» راهکار قابل اتکایی نیست. اگر داده‌ها درست‌اند اما خروجی ناسازگار است، نمونه بدون اطلاعات محرمانه و پاسخ خطا را برای پشتیبانی فنی بفرستید تا نگاشت و محاسبه بررسی شود.
۶. شماره مالیاتی تکراری یا پاسخ نامشخص#
اول با شناسه‌های موجود، سابقه ارسال و نتیجه استعلام را پیدا کنید. ممکن است درخواست قبلی پذیرفته شده باشد ولی پاسخ آن به نرم افزار نرسیده باشد. برای رفع پیام تکراری، خودسرانه سریال را تغییر ندهید تا یک صورتحساب تازه برای همان معامله ساخته شود.
اگر وضعیت در نرم افزار و کارپوشه متفاوت است، شماره مالیاتی، زمان ارسال و پاسخ استعلام را کنار هم به پشتیبانی ارائه کنید. خطای ارتباط یا Timeout به‌تنهایی ثابت نمی‌کند که هیچ داده‌ای ثبت نشده است.
۷. خطای تاریخ و بازه مجاز ارسال#
تاریخ واقعی صدور، قالب داده و ضابطه زمانی جاری را بررسی کنید. عدد یک راهنمای قدیمی را به همه دوره‌ها تعمیم ندهید. برای عبور از خطا، تاریخ معامله را به روز دلخواه تغییر ندهید؛ مسیر قانونی پرونده باید بر اساس واقعیت و مقررات مربوط تعیین شود.
برای پیگیری خطا چه اطلاعاتی آماده کنیم؟#
- متن و کد کامل خطا، همراه با نام فیلد یا ردیف اعلام‌شده.
- نام و نسخه نرم افزار و روش ارسال.
- تاریخ و ساعت ارسال و آخرین استعلام.
- شناسه‌های لازم برای پیگیری، فقط در کانال امن پشتیبانی مرتبط.
- شرح وضعیت واقعی صورتحساب و اقداماتی که قبلاً انجام داده‌اید.
برای آشنایی با ساختار و مراحل صدور، راهنمای صدور صورتحساب الکترونیکی را بخوانید. راهکار دقیق خطای فنی باید با مستندات جاری و راهنمای همان محصول تطبیق داده شود.
پرسش‌های متداول#
چرا فاکتور ارسال شده اما در کارپوشه دیده نمی‌شود؟#
برچسب ارسال در برنامه برای تشخیص علت کافی نیست. نتیجه استعلام، پرونده و دوره انتخابی، شماره مالیاتی و سوابق ارسال را کنترل کنید. تأخیر پردازش فقط یکی از احتمال‌هاست؛ بدون تعیین وضعیت، فاکتور جدید نسازید.
آیا برای هر فاکتور ردشده باید ابطالی بزنیم؟#
خیر؛ ابتدا معلوم کنید خطای اعتبارسنجی است یا رد خریدار روی صورتحساب ثبت‌شده. تصمیم اصلاح، ابطال یا اقدام دیگر به وضعیت و علت واقعی بستگی دارد.
آیا ارسال دوباره همیشه خطای ارتباط را حل می‌کند؟#
خیر؛ پیش از تکرار باید وضعیت درخواست قبلی روشن شود. ارسال پیاپی یا تغییر شناسه بدون بررسی می‌تواند پیگیری را دشوار کند.
آیا با این مراحل خطاها قطعاً صفر می‌شوند؟#
هیچ چک‌لیستی چنین تضمینی نمی‌دهد. هدف این مراحل، تشخیص علت و جلوگیری از تغییر حدسی اطلاعات است؛ برای خطای باقی‌مانده، پاسخ دقیق سامانه و مستندات همان نسخه لازم است.
