فاکتور رسمی، یک سند تجاری است که توسط فروشنده به خریدار ارائه می شود و جزء مهمی از فرآیند تجاری است. این سند شامل اطلاعاتی از جمله نام فروشنده و خریدار، جزئیات مربوط به کالا یا خدمات، قیمت، مقدار، تاریخ فروش و شرایط پرداخت است. فاکتور رسمی برای ثبت قانونی، حفظ سوابق مالی و تسهیل فرآیند حسابداری استفاده می شود. همچنین، این سند به عنوان مدرکی قانونی برای حقوق و تعهدات طرفین در قرارداد های تجاری مورد استفاده قرار می گیرد.
یکی از مهم ترین دغدغه های سازمان ها و شرکت ها ارائه اسناد تایید شده صورت هزینه و درآمد می باشد.
بر اساس اعلام آیین نامه اجرایی، این مضمون بیش از هر چیز، زمانی ارزش بیشتری پیدا می کند که با مقوله ای به نام خراج (مالیات) مرتبط شود. اما آیا شرکت ها برای خرید خودکار هم می توانند فاکتور رسمی بگیرند؟ در ادامه به بررسی ویژگی های فاکتور رسمی و الزامات آن می پردازیم.
دانلود نمونه فایل فاکتور رسمی PDF
دانلود نمونه فایل فاکتور رسمی اکسل Excel
فاکتور رسمی چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
فاکتور رسمی، فاکتوری است که قابلیت ارائه به سازمان ها را دارد و باید دارای ویژگی های مشخصی باشد. برخلاف فاکتور های عادی که ممکن است به‌صورت دستی توسط مغازه داران نوشته شوند، فاکتور رسمی نیازمند رعایت الزامات و استاندارد هایی است.
معمولاً این فاکتور ها در سه نسخه صادر می شود: یک نسخه برای شرکت فروشنده و دو نسخه برای خریدار. یکی از نسخه ها برای خریدار باقی می ماند و نسخه دیگر مهر می شود و به فروشنده باز می گردد تا تایید کند که معامله به طور قانونی انجام شده است.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
فاکتور رسمی، فاکتوری است که طبق قوانین وزارت اقتصاد و دارایی تنظیم شده و مورد تایید این سازمان است.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری ارزان
مشخصات الزامی فاکتور رسمی:
اطلاعات فروشنده و خریدار:
- نام کامل شرکت یا شخص حقیقی
- کد ملی و کد اقتصادی
- آدرس و کد پستی
- شماره تماس
جزئیات اقلام فاکتور:
- جدول اقلام شامل کالا ها یا خدمات ارائه شده
- تعداد اقلام و مبلغ فی
- مبلغ کل (حاصل ضرب تعداد اقلام در قیمت واحد)
- ارزش افزوده (در صورت مشمول بودن):
برخی کالا ها مانند مواد شیمیایی، شامل ارزش افزوده هستند (در سال جاری ۱۰٪)، اما کالا هایی مثل کاغذ یا مواد غذایی اساسی مانند مرغ، از ارزش افزوده معاف اند.
مشخصات تکمیلی:
- مبلغ کل به عدد و حروف
- تاریخ واقعی فروش یا ارائه خدمات
- شماره فاکتور به ترتیب تاریخ و شماره
- مهر و امضای شرکت (در صورت نوشتن فاکتور به‌صورت دستی)
نسخه های فاکتور:
فاکتور رسمی معمولاً در سه نسخه صادر می شود:
- نسخه ای برای فروشنده
- دو نسخه برای خریدار (یکی برای خود و دیگری برای تأیید و بازگشت به فروشنده)
کاربرد های فاکتور رسمی
فاکتور رسمی سندی مهم در مدیریت مالی و تجاری است، اصلی ترین کاربرد های این سند عبارنتد از:
- ثبت دقیق معاملات و خدمات ارائه شده به صورت معتبر
- ارزیابی دقیق خرید مشتریان
- ارائه سند رسمی برای تعیین عوارض و مالیات
- دریافت تسهیلات بانکی شامل فرایند دریافت وام و…
- ارائه مدرک معتبر برای اثبات خرید و تسویه حساب مشتریان
- مدیریت درآمد و هزینه ها
- تحلیل موجودی و فروش کالا
موارد ذکر شده نشان می دهد که فاکتور رسمی، نه تنها به عنوان سند رسمی و حقوقی حائز اهمیت بوده، بلکه برای شفافیت و نظم در کسب و کار ها ضروری است.
اهمیت قانونی فاکتور رسمی
فاکتور رسمی نشان دهنده صحت معامله از دیدگاه قانونی است و باید در سامانه های مربوطه ثبت و ارسال شود. این فاکتور ها، برخلاف فاکتور های ساده ی دستی، به دلیل داشتن اطلاعات دقیق، مهر و امضای شرکت، و ثبت در سامانه های قانونی، کمتر در معرض جعل یا سوء استفاده قرار دارند.
مقایسه با فاکتور های دستی:
فاکتور های دستی که معمولاً توسط مغازه داران صادر می شوند و سربرگ یا مشخصات کاملی ندارند، از نظر قانونی اعتبار کافی ندارند. این نوع فاکتور ها به راحتی قابل جعل هستند و معمولاً در سند سازی های غیر قانونی استفاده می شوند. به همین دلیل، شرکت ها تمایل دارند کالا ها یا خدمات را از فروشندگانی تهیه کنند که قادر به ارائه فاکتور رسمی باشند.
در نهایت، فاکتور رسمی ابزار مهمی برای ثبت و تأیید قانونی معاملات است و علاوه بر رعایت استاندارد ها، باید در سامانه های مرتبط نیز ثبت شود.
چرا نباید از فاکتور های رسمی استفاده کنیم؟
استفاده از فاکتور رسمی در برخی مواقع ضروری است، اما دلایلی وجود دارد که ممکن است نباید از آن ها استفاده کرد:
- پیچیدگی و زمان بر بودن: صدور فاکتور رسمی نیاز به رعایت قوانین خاص دارد که ممکن است برای کسب و کار های کوچک زمان بر و پیچیده باشد.
- هزینه های اضافی: ممکن است استفاده از فاکتور رسمی هزینه هایی مانند مالیات و ثبت در سامانه ها را به دنبال داشته باشد.
- نیاز به مستندات اضافی: برای صدور فاکتور رسمی نیاز به اطلاعات قانونی مانند کد اقتصادی و شماره ثبت شرکت است که ممکن است در معاملات کوچک ضروری نباشد.
- عدم لزوم برای برخی معاملات: در خرید ها و فروش های ساده تر، فاکتور رسمی ممکن است ضرورتی نداشته باشد و فاکتور های غیر رسمی کافی باشند.
- خطر جعل و سوء استفاده: فاکتور رسمی به دلیل داشتن مهر و امضا ممکن است هدف جعل قرار گیرد و مشکلات قانونی ایجاد کند.
بنابراین، استفاده از فاکتور رسمی باید بر اساس نیاز و شرایط خاص کسب و کار انجام شود.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری بدهکار و بستانکار رایگان برای کامپیوتر
اما اگر برای شرکت خود نیاز به خرید روزانه داشته باشیم چه باید بکنیم؟
دریافت فاکتور رسمی معتبر و عدم استفاده از فاکتور های رسمی برای خرید های کوچک و جزئی مانند خرید های بزرگ حائز اهمیت است. بنابراین، برای این کار، می توانید فروشنده قابل اعتمادی را که تمام گواهی های لازم را دارد شناسایی کنید و با خیال راحت تامین لوازم مورد نیاز دفتر یا سازمان خود را به او بسپارید.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
آیا می توانیم از همه فروشندگان درخواست فاکتور رسمی کنیم؟
بله، طبق ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده، کلیه مودیان موظف به ارائه صورتحساب برای عرضه کالا و خدمات خود مطابق با قوانین اتحادیه هستند. این فاکتور باید شامل کلیه مشخصات طرفین معامله باشد.
درخواست صورتحساب رسمی از کلیه مشمولان مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده نه تنها حق شماست، بلکه از وظایف ادارات شما نیز می باشد.
این تاپیک ربطی به کوچک یا بزرگ بودن انبار صنعتی یا خرید های ریز و درشت شما ندارد. در هر صورت می توانید برای پرداخت از فروشنده درخواست فاکتور رسمی کنید.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای فروشگاه فرش
مراقب باشید که یک کسب و کار یا سازمان ممکن است فاکتور های رسمی برای هزینه های کلان شما داشته باشد. لیست بیمه کارمندان یا فاکتور های رسمی برای خرید های تجاری بزرگ را می توان به راحتی پیگیری کرد.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای کسب و کار کوچک
برنامه ساده صدور فاکتور
برای صدور یک فاکتور ساده، می‌توانید از مراحل زیر استفاده کنید:
- اطلاعات مشتری را جمع آوری کنید: نام و نام خانوادگی، آدرس و شماره تماس مشتری را دریافت کنید.
- مشخص کنید که کالا یا خدماتی که می فروشید چیست و قیمت آن را تعیین کنید.
- مبلغ کل فاکتور را محاسبه کنید: قیمت کالا یا خدمات مورد فروش را با تعداد محاسبه کرده و در صورت وجود، هزینه های اضافی مانند مالیات یا هزینه ارسال را نیز به مبلغ اضافه کنید.
- فاکتور را طراحی کنید: یک فایل ورد یا اکسل برای فاکتور ایجاد کنید و شامل عنوان فاکتور، تاریخ صدور، نام و اطلاعات مشتری، جزئیات کالا یا خدمات مورد فروش، قیمت و مبلغ کل باشد.
- پس از طراحی و تهیه فایل فاکتور، آن را به مشتری ارسال کنید.
توصیه می شود همواره در صدور فاکتور دقت و صحت اطلاعات را رعایت کنید همچنین می توانید از نرم افزار های صدور فاکتور از جمله نرم افزار حسابداری چالاک نیز استفاده کنید.
فاکتور ملخی چیست؟
2 نوع فاکتور داریم یک نوع فاکتور که کامپیوتری است و با نرم افزار ها چاپ می شود و شماره گزاری فاکتور هم کامپیوتری است اما نوع دیگری فاکتور داریم که به اصلاح به آن فاکتور ملخی( غیر رسمی) می گویند این نوع فاکتور در چاپخانه ها چاپ می شود و لوگو و آدرس و شماره تماس شما روی فاکتور چاپ شده اما شماره فاکتور با یک دستگاه در چاپخانه زده می شود این شماره فاکتور ها حالت استامپ و مهر ها رو داره. برای اداره مالیات هم ملاک فاکتور ملخی است.
بهترین پیشنهاد برای خریداران چیست؟
با توجه به تاکید سازمان امور مالی مبنی بر استفاده از فاکتور های رسمی و لزوم شفافیت در خرید و فروش کالا و خدمات، پیشنهاد ما برای بنگاه های اقتصادی و سازمان هایی که دارایی مالیاتی هستند، خرید از فروشگاه هایی است که فاکتور های رسمی معتبر ارائه می کنند.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
دلایل استفاده از فاکتور رسمی چیست؟
فاکتور رسمی به دلیل اعتبار قانونی و ثبت در سامانه های مالیاتی، برای جلوگیری از مشکلات مالیاتی و قانونی استفاده می شود. این فاکتور ها شامل مشخصات کامل فروشنده و خریدار، مبلغ و مالیات های مربوطه هستند و به کسب و کار ها کمک می کنند تا اعتبار خود را حفظ کنند و از جعل جلوگیری کنند.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای بوتیک
ویژگی و مشخصات فاکتور رسمی فروش
در ادامه مطلب به بررسی یکسری نکات مهم جهت صدور فاکتور رسمی پرداختیم که رعایت نکردنشان سبب جریمه شدن مودی می گردد:
1- شماره سریال:
این شاخص در فاکتور های دستی باید قرمز رنگ باشد و در قالب ملخی (به صورت سنتی و تک رنگ) یا افست (به صورت اتوماتیک) چاپ شده باشد و قابل مشاهده و شناسایی باشد.
در نمونه های نرم افزاری هم باید از نرم افزار های مورد تایید دارایی کمک گرفت تا تمامی سریال ها بصورت پشت سر هم قرار بگیرد.
2- اطلاعات خریدار و فروشنده:
فاکتور های رسمی باید همه اطلاعات خریدار و فروشنده را دارا باشد:
نام و آدرس کامل، کد پستی، شماره تلفن و شماره ثبت شرکت، کد اقتصادی، شناسه ملی از دیگر مشخصاتی است که باید در فاکتور ذکر گردد.
3- تخفیفات، مالیات و عوارض:
اگر تخفیف داشتید باید قبل از محاسبه مالیات تخفیف را اعمال کنید؛ پس دقت کنید که تخفیف باید قبل از ارزش افزوده و محاسبه مالیات اعمال شود.
4- امضا و مهر:
امضا و مهر برای تمامی فاکتور ها الزامی است. فاکتور ها نباید خط خوردگی داشته باشند. فاکتور رسمی باید اصل باشد؛ اگر کپی باشد مورد قبول نیست.
رسید چیست؟
رسید گواهی معامله ای است که پس از پرداخت هزینه کالا یا خدمات به مشتریان ارائه می شود.
رسید ها معمولاً شامل اطلاعاتی درباره کالا ها/خدمات فروخته شده از جمله مقدار، قیمت و تخفیف می شوند، در حالی که ممکن است جزئیات روش پرداخت مورد استفاده در معامله را نیز ارائه کنند.
با این حال، مهم است که توجه داشته باشید که هیچ استاندارد قانونی خاصی برای مواردی که باید در رسید درج شود وجود ندارد، به این معنی که به معنای واقعی کلمه می تواند یک یادداشت ساده و دست نویس باشد که مبلغ پرداخت شده را بیان می کند.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای پارچه فروشی
تفاوت بین فاکتور و رسید چیست؟
تفاوت اصلی بین فاکتور و رسید در محتوا و نحوه استفاده آن ها است:
فاکتور:
فاکتور یک سند تجاری است که توسط فروشنده به خریدار ارائه می شود. این سند حاوی اطلاعات مربوط به تراکنش تجاری است، از جمله نام فروشنده و خریدار، جزئیات کالا یا خدمات، قیمت و مبلغ کل، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مهم.
فاکتور به عنوان یک سند رسمی و قانونی برای ثبت و تأیید تراکنش های تجاری، حفظ سوابق مالی، تسهیل فرآیند حسابداری و اثبات قانونی تراکنش ها استفاده می شود. فاکتور معمولاً توسط فروشنده صادر و به خریدار ارائه می شود.
رسید:
رسید یک سند مالی است که توسط فروشنده یا خدمات دهنده به مشتری یا خریدار صادر می شود. این سند تأییدیه دریافت پرداخت مبلغ معینی است و حاوی اطلاعاتی مانند نام فروشنده و خریدار، تاریخ و مبلغ پرداخت شده است.
رسید به عنوان مدرکی برای ثبت دریافت پرداخت ها و اثبات پرداخت مبلغ معین در تراکنش های مالی استفاده می شود. این سند معمولاً توسط فروشنده یا خدمات دهنده صادر و به مشتری یا خریدار ارائه می شود.
به طور خلاصه، فاکتور به عنوان یک سند تجاری برای ثبت تراکنش های تجاری و تعیین جزئیات مربوطه استفاده می شود، در حالی که رسید به عنوان یک سند مالی برای تأیید پرداخت و دریافت مبالغ معین مورد استفاده قرار می گیرد.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای تعویض روغنی
برای فاکتور رسمی چه شرایطی وجود دارد؟
نام ثبت شده مالیات دهندگان
نام/سبک کسب و کار (در صورت وجود)
آدرس کسب و کار
تاریخ معامله و ….
تعریف پیش فاکتور
پیش فاکتور یک سند تجاری غیر رسمی است که قبل از فروش کالا توسط فروشنده تهیه شده و به خریدار/ نماینده تحویل داده می‌شود تا اطلاعات کالایی که باید تحویل داده شود را منتقل کند.
این ابزار شامل توضیحات کالاها، یعنی مقدار، قیمت، وزن، نوع و سایر مشخصات است. اعلامیه فروشنده برای ارائه محصولات و خدمات به خریدار در تاریخ و قیمت مشخص شده است.
پیش فاکتور برای ایجاد فروش استفاده می شود، در حالی که فاکتور برای تأیید فروش استفاده می شود.
مطالب مرتبط: حق سنوات چیست؟
تفاوت فاکتور معمولی و فاکتور تجاری چیست؟
تفاوت اصلی بین فاکتور معمولی و فاکتور تجاری در عنوان و کاربرد آن ها است.
فاکتور معمولی:
فاکتور معمولی به عنوان یک سند تجاری ساده برای ثبت تراکنش های فروش استفاده می شود. این نوع فاکتور به صورت محدود تری از جمله حاوی اطلاعات اساسی مانند نام فروشنده، نام خریدار، توضیحات مختصر مربوط به کالا یا خدمات، تعداد و قیمت و مبلغ کل صادر می شود.
فاکتور معمولی به عنوان یک سند رسمی مورد قبول قانونی قرار ندارد و اغلب به عنوان یک رکورد داخلی یا برای اطلاعات مالی و مدیریتی در داخل سازمان استفاده می شود.
فاکتور تجاری:
فاکتور تجاری به عنوان یک سند تجاری رسمی و قانونی برای ثبت و تأیید تراکنش های تجاری استفاده می‌شود. این نوع فاکتور حاوی اطلاعات جامع تری از جمله نام و آدرس فروشنده و خریدار، جزئیات کامل کالا یا خدمات، شرایط پرداخت، قیمت و مقدار مورد فروش و دیگر اطلاعات مربوطه می باشد.
فاکتور تجاری به عنوان یک سند قانونی برای حفظ سوابق مالی، تسهیل فرآیند حسابداری، اثبات قانونی تراکنش و تعیین حقوق و تعهدات طرفین در قرارداد های تجاری مورد استفاده قرار می گیرد.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای ثبت چک
آیا فاکتور گواهی خرید است؟
اگر چه فاکتور ها ممکن است به عنوان مدرکی مبنی بر درخواست کالا یا خدمات، یا به عنوان مدرکی مبنی بر توافق رسمی معوق بین خریدار و فروشنده استفاده شوند، اما مدرکی ارائه نمی دهند که واقعاً هزینه خدمات پرداخت شده است.
آیا سفارش فروش همان فاکتور است؟نه، آنها یکی نیستند. سفارش فروش سندی است که مشتریان برای یک کسب و کار ارسال می کنند. این سند به آن ها اجازه می دهد محصولاتی را که می خواهند بخرند سفارش دهند و برای آنها پیش پرداخت کنند. در حالی که فاکتور فروش سندی است که یک شرکت برای مشتریان ارسال می کند تا پس از تحویل کالا، پرداخت آن را درخواست کند.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
تفاوت فاکتور فروش و رسید فروش چیست؟
یک فاکتور فروش برای درخواست پرداخت برای کالا های فروخته شده یا خدمات ارائه شده برای مشتریان ارسال می شود. از سوی دیگر، رسید فروش سندی است که شما پس از دریافت وجه مشتری برای او ارسال می کنید. این سند پرداخت را ارائه می دهد.
چه مدت باید فاکتور های فروش را نگه دارید؟
قاعده کلی این است که فاکتور های فروش خود را به مدت ۳ تا ۷ سال بسته به نوع کسب و کاری که دارید نگه دارید.
تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور های غیر رسمی چیست؟
فاکتور های غیر رسمی که به صورت دستی یا بدون مهر صادر می شوند، اعتبار قانونی کمتری دارند و به راحتی قابل جعل هستند. این نوع فاکتور ها در مواقع قانونی و مالی نمی توانند استفاده شوند و نمی توانند مبنای مستندات مالی قرار گیرند.
در نتیجه، فاکتور رسمی برای انجام معاملات رسمی و قانونی ضروری است و باید به دقت و با رعایت تمامی موارد ذکر شده صادر شود.
فاکتور صوری چیست و روش های کشف فاکتور صوری
فاکتور صوری ابزار غیرقانونی می باشد که برای عملیات حساب سازی استفاده می شود و به شکل فاکتور رسمی صادر می شود ولی نوع استفاده و کاربرد آن تغییر می کند. کاهش به یک باره هزینه ها از درآمد ها، هدف اصلی عملیات فاکتور سازی می باشد.
اما سازمان امور مالیاتی از این مسائل بی خبر نیست و راهکار های زیر را به منظور کنترل این موارد انجام می دهد.
- برای پی بردن به صوری نبودن شرکت ارائه کننده کالا و خدمات، آن را کنترل می کند.
- فروشنده خدمات و کالا را کنترل می کنند به این هدف که از واحد تجاری منحل شده و یا غیر فعال فاکتور صادر نکرده باشند و شناسه ملی خود را صحیح اعلام کرده باشند.
- اعتبار گواهی ارزش افزوده را کنترل می کنند.
- فعالیت صادر کننده فاکتور را کنترل می کنند بدین منظور که کالا و خدماتی که در فاکتور ذکر شده با یکدیگر متناسب باشند.
- مستند های حمل مثل بارنامه جاده ای، بیجک و… را کنترل می کنند.
- مستندات پرداخت مانند کپی چک های بانکی، فیش های واریز نیز کنترل می شود.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای ثبت فاکتور
کلام آخر
فاکتور رسمی چیست؟ به طور خلاصه، هر سندی که به عنوان صورتحساب معامله از سوی فروشنده با مهر یا امضا به خریدار تحویل داده شود و اسناد آن توسط یکی از طرفین به سازمان امور مالیاتی ارائه شده باشد، رسمی بوده و برای طرفین حقوقی ایجاد می کند.
فاکتور رسمی به صورت دستی یا کامپیوتری روی یک ورق کاغذ ایجاد می شود. بنابراین، قبول فاکتور با پذیرش این فاکتور توسط شرکت مالیاتی تعیین می شود.
در نتیجه، فاکتور رسمی به عنوان یک اسناد تجاری، حیاتی در فرآیند خرید و فروش و تجارت مورد استفاده قرار می گیرد. این سند با ارائه اطلاعات دقیق و کامل درباره فروش و خرید، نقش مهمی در ثبت قانونی تراکنش های تجاری و حفظ سوابق مالی دارد.
همچنین، فاکتور رسمی به عنوان مدرکی قانونی برای تعیین حقوق و تعهدات طرفین در قرارداد های تجاری استفاده می شود. این سند از طریق ارائه اطلاعات مربوطه، مشتریان و تامین کنندگان را قادر می سازد تا به‌طور دقیق و شفاف به موضوعات مالی و مالیاتی مربوطه پرداخت کنند. به این ترتیب، فاکتور رسمی در سهولت و شفافیت فرآیند تجارت و مدیریت مالی تأثیر بسزایی دارد.
من از فاکتورهایی که به عنوان اکسل و پی دی اف گذاشتید استفاده کردم ممنونم کارم رو راه می اندازه اما یه نکته رو میخوام به دوستان بگم من از نرم افزارتون هم استفاده کردم واقعا عالیه و میتونید از فاکتورهای نرم افزار به راحتی استفاده کنید و همچنین به راحتی هزینه های خودتون رو مدیریت کنید.