فاکتور رسمی، یک اسناد تجاری است که توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود و جزء مهمی از فرآیند تجاری است. این سند شامل اطلاعاتی از جمله نام فروشنده و خریدار، جزئیات مربوط به کالا یا خدمات، قیمت، مقدار، تاریخ فروش و شرایط پرداخت است. فاکتور رسمی برای ثبت قانونی، حفظ سوابق مالی و تسهیل فرآیند حسابداری استفاده می‌شود. همچنین، این سند به عنوان مدرکی قانونی برای حقوق و تعهدات طرفین در قراردادهای تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
یکی از مهمترین دغدغه های سازمان ها و شرکت ها ارائه اسناد تایید شده صورت هزینه و درآمد می باشد.
بر اساس اعلام آیین‌نامه اجرایی، این مضمون بیش از هر چیز، زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کند که با مقوله‌ای به نام خراج مرتبط شود. اما آیا شرکت ها برای خرید خودکار هم می توانند فاکتور رسمی بگیرند؟ در ادامه به بررسی ویژگی های فاکتور رسمی و الزامات آن می پردازیم.
فاکتور رسمی چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
به طور کلی فاکتور سندی است که فروشنده برای کالا و خدمات برای خریدار صادر می کند و در آن نوع، مقدار و قیمت کالای خریداری شده و همچنین جزئیات قطعات ذکر شده است.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
فاکتور رسمی، فاکتوری است که طبق قوانین وزارت اقتصاد و دارایی تنظیم و به تایید آن نهاد می رسد.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری ارزان
مشخصات فاکتور رسمی مورد تایید وزارت دارایی به شرح زیر است:
- مشخصات فروشنده و خریدار از جمله کد کشور، شماره اقتصادی، کد پستی و آدرس به درستی وارد شده است.
- فروشنده با دریافت مبلغ مالیات بر ارزش افزوده در فاکتور باید گواهی ارزش افزوده با تاریخ معتبر دریافت کند.
- مهر و امضای خریدار و فروشنده باید روی فاکتور باشد. شماره سریال فاکتور رسمی باید بر اساس شماره و تاریخ سفارش داده شود.
- همچنین برای سهولت مدیریت بهتر است تا حدودی آن را از سایر موارد فاکتور متمایز کنید.
- فرم و نمونه آن باید مطابق با مدل فاکتور سازمان امور مالیاتی باشد.
چرا نباید از فاکتورهای رسمی استفاده کنیم؟
حقیقت این است که برای ارائه صحیح هزینه های خود، باید بتوانید مدرک قابل اعتمادی برای همه آنها ارائه دهید. متاسفانه گاهی اوقات به دلیل حجم زیاد خریدهای جزئی توسط سازمان ها و یا سختی دریافت فاکتور رسمی از فروشندگان، خریداران به استفاده از فاکتورهای رسمی روی می آورند.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
بدون شک در صورت استفاده از فاکتور رسمی ممکن است با مشکلات جدی مواجه شوید. فرآیند تایید فاکتورهای رسمی یا فاکتورهای غیررسمی در مجاری مالیاتی با پیچیدگی ها و شفاف سازی های زیادی همراه است و در صورت عدم تایید فاکتور توسط سازمان امور مالیاتی شرایط برای شما سخت خواهد شد.
بررسی صوری بودن فاکتورهای ارسالی در پرونده ملکی از مصادیق فرار مالیاتی بوده و جرم مالیاتی محسوب می شود. در نظر داشته باشید که حتی فاکتورهای رسمی که از تامین کنندگان مختلف دریافت می کنید نیز باید کدهای اقتصادی و اعتبار گواهی را تایید کنند.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری بدهکار و بستانکار رایگان برای کامپیوتر
اما اگر برای شرکت خود نیاز به خرید روزانه داشته باشیم چه باید بکنیم؟
دریافت فاکتور رسمی معتبر و عدم استفاده از فاکتورهای رسمی برای خریدهای کوچک و جزئی مانند خریدهای بزرگ حائز اهمیت است. بنابراین، برای این کار، می توانید فروشنده قابل اعتمادی را که تمام گواهی های لازم را دارد شناسایی کنید و با خیال راحت تامین لوازم مورد نیاز دفتر یا سازمان خود را به او بسپارید.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
آیا می توانیم از همه فروشندگان درخواست فاکتور رسمی کنیم؟
بله، طبق ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده، کلیه مودیان موظف به ارائه صورتحساب برای عرضه کالا و خدمات خود مطابق با قوانین اتحادیه هستند. این فاکتور باید شامل کلیه مشخصات طرفین معامله باشد.
درخواست صورتحساب رسمی از کلیه مشمولان مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده نه تنها حق شماست، بلکه از وظایف ادارات شما نیز می باشد.
این تاپیک ربطی به کوچک یا بزرگ بودن انبار صنعتی یا خریدهای ریز و درشت شما ندارد. در هر صورت می توانید برای پرداخت از فروشنده درخواست فاکتور رسمی کنید.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای فروشگاه فرش
مراقب باشید که یک کسب و کار یا سازمان ممکن است فاکتورهای رسمی برای هزینه های کلان شما داشته باشد. لیست بیمه کارمندان یا فاکتورهای رسمی برای خریدهای تجاری بزرگ را می توان به راحتی پیگیری کرد، اما آیا برای خرید و نیازهای کسب و کار کوچک هم همینطور است؟
آیا راه حلی وجود دارد که شرکت ها و سازمان ها به راحتی فاکتور رسمی مورد تایید دارایی را حتی برای خرید تک کالا دریافت کنند؟
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای کسب و کار کوچک
برنامه ساده صدور فاکتور
برای صدور یک فاکتور ساده، می‌توانید از مراحل زیر استفاده کنید:
- اطلاعات مشتری را جمع آوری کنید: نام و نام خانوادگی، آدرس و شماره تماس مشتری را دریافت کنید.
- مشخص کنید که کالا یا خدماتی که می‌فروشید چیست و قیمت آن را تعیین کنید.
- مبلغ کل فاکتور را محاسبه کنید: قیمت کالا یا خدمات مورد فروش را با تعداد محاسبه کرده و در صورت وجود، هزینه‌های اضافی مانند مالیات یا هزینه ارسال را نیز به مبلغ اضافه کنید.
- فاکتور را طراحی کنید: یک فایل ورد یا اکسل برای فاکتور ایجاد کنید و شامل عنوان فاکتور، تاریخ صدور، نام و اطلاعات مشتری، جزئیات کالا یا خدمات مورد فروش، قیمت و مبلغ کل باشد.
- پس از طراحی و تهیه فایل فاکتور، آن را به مشتری ارسال کنید.
توصیه می‌شود همواره در صدور فاکتور دقت و صحت اطلاعات را رعایت کنید همچنین می توانید از نرم افزار های صدور فاکتور از جمله نرم افزار حسابداری چالاک نیز استفاده کنید.
فاکتور ملخی چیست؟
2 نوع فاکتور داریم یک نوع فاکتور که کامپیوتری است و با نرم افزارها چاپ می شود و شماره گزاری فاکتور هم کامپیوتری است اما نوع دیگری فاکتور داریم که به اصلاح به آن فاکتور ملخی می گویند این نوع فاکتور در چاپخانه ها چاپ می شود و لوگو و آدرس و شماره تماس شما روی فاکتور چاپ شده اما شماره فاکتور با یک دستگاه در چاپخانه زده می شود این شماره فاکتورها حالت استامپ و مهرها رو داره. برای اداره مالیات هم ملاک فاکتور ملخی است.
بهترین پیشنهاد برای خریداران چیست؟
با توجه به تاکید سازمان امور مالی مبنی بر استفاده از فاکتورهای رسمی و لزوم شفافیت در خرید و فروش کالا و خدمات، پیشنهاد ما برای بنگاه های اقتصادی و سازمان هایی که دارایی مالیاتی هستند، خرید از فروشگاه هایی است. که فاکتورهای رسمی معتبر ارائه می کنند.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
دلایل استفاده از فاکتور رسمی چیست؟
شما حق دارید برای تلاش های خود پول دریافت کنید و می توانید شرایط پرداخت خود را تعیین کنید.
این عناصر باید در ابتدای یک رابطه تجاری مشخص شوند، اما این فاکتور است که درخواست پرداخت شما را رسمی می کند. دلایل مختلفی برای استفاده از فاکتورها وجود دارد.
پرداخت را فعال کنید هنگامی که نیازی به پیش پرداخت نیست، مشتری ممکن است بدون دریافت فاکتور به شما پرداخت نکند.
پرداخت برای کالاها یا خدمات ارائه شده به ندرت قبل از صدور فاکتور انجام می شود و به ندرت بدهی ها به صورت داوطلبانه و بدون اطلاع فوری پرداخت می شود.
فاکتورها خدمات یا کالاهای ارائه شده به مشتریان را ثبت می کنند. این یک صورتحساب جزئی است، بنابراین مشتریان می‌توانند ببینند برای پول خود چه چیزی دریافت می‌کنند.
فاکتور رسمی سندهای مفیدی برای نگهداری سوابق هستند. اداره مالیات از کسب‌وکارها می‌خواهد تا حداقل شش سال سوابق خود را حفظ کنند و افراد خوداشتغال شواهدی از فروش، درآمد و هزینه‌ها را به مدت پنج سال حفظ کنند. نداشتن سوابق به روز و دقیق از فاکتورهای صادر شده و دریافتی می تواند جریمه سنگینی را در بخش درآمد به دنبال داشته باشد.
این امر در مورد خود سند با آرم شرکت، آدرس وب سایت و استفاده از زبان حرفه ای و فرآیند صدور صورت حساب صدق می کند. تولید فاکتور کارآمد و جمع آوری پرداخت می تواند رضایت مشتری را بهبود بخشد. به طور مشابه، سیستم های مدیریت ضعیف می توانند به راحتی به اعتبار یک شرکت آسیب بزنند.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای بوتیک
ویژگی و مشخصات فاکتور رسمی فروش
در ادامه مطلب به بررسی یکسری نکات مهم جهت صدور فاکتور رسمی پرداختیم که رعایت نکردنشان سبب جریمه شدن مودی می‌گردد:
1- شماره سریال:
این شاخص در فاکتورهای دستی باید قرمز رنگ باشد و در قالب ملخی (به صورت سنتی و تک رنگ) یا افست (به صورت اتوماتیک) چاپ شده باشد و قابل مشاهده و شناسایی باشد.
در نمونه‌های نرم افزاری هم باید از نرم افزارهای مورد تایید دارایی کمک گرفت تا تمامی سریال‌ها بصورت پشت سر هم قرار بگیرد.
2- اطلاعات خریدار و فروشنده:
فاکتورهای رسمی باید همه اطلاعات خریدار و فروشنده را دارا باشد:
نام و آدرس کامل، کد پستی، شماره تلفن و شماره ثبت شرکت، کد اقتصادی، شناسه ملی از دیگر مشخصاتی است که باید در فاکتور ذکر گردد.
3- تخفیفات، مالیات و عوارض:
اگر تخفیف داشتید باید قبل از محاسبه مالیات تخفیف را اعمال کنید؛ پس دقت کنید که تخفیف باید قبل از ارزش افزوده و محاسبه مالیات اعمال شود.
4- امضا و مهر:
امضا و مهر برای تمامی فاکتورها الزامی است. فاکتورها نباید خط خوردگی داشته باشند. فاکتور رسمی باید اصل باشد؛ اگر کپی باشد مورد قبول نیست.
رسید چیست؟
رسید گواهی معامله ای است که پس از پرداخت هزینه کالا یا خدمات به مشتریان ارائه می‌شود.
رسیدها معمولاً شامل اطلاعاتی درباره کالاها/خدمات فروخته شده از جمله مقدار، قیمت و تخفیف می‌شوند، در حالی که ممکن است جزئیات روش پرداخت مورد استفاده در معامله را نیز ارائه کنند.
با این حال، مهم است که توجه داشته باشید که هیچ استاندارد قانونی خاصی برای مواردی که باید در رسید درج شود وجود ندارد، به این معنی که به معنای واقعی کلمه می‌تواند یک یادداشت ساده و دست نویس باشد که مبلغ پرداخت شده را بیان می‌کند.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای پارچه فروشی
تفاوت بین فاکتور و رسید چیست؟
تفاوت اصلی بین فاکتور و رسید در محتوا و نحوه استفاده آنها است:
فاکتور:
فاکتور یک سند تجاری است که توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود. این سند حاوی اطلاعات مربوط به تراکنش تجاری است، از جمله نام فروشنده و خریدار، جزئیات کالا یا خدمات، قیمت و مبلغ کل، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مهم. فاکتور به عنوان یک سند رسمی و قانونی برای ثبت و تأیید تراکنش‌های تجاری، حفظ سوابق مالی، تسهیل فرآیند حسابداری و اثبات قانونی تراکنش‌ها استفاده می‌شود. فاکتور معمولاً توسط فروشنده صادر و به خریدار ارائه می‌شود.
رسید:
رسید یک سند مالی است که توسط فروشنده یا خدمات‌دهنده به مشتری یا خریدار صادر می‌شود. این سند تأییدیه دریافت پرداخت مبلغ معینی است و حاوی اطلاعاتی مانند نام فروشنده و خریدار، تاریخ و مبلغ پرداخت شده است. رسید به عنوان مدرکی برای ثبت دریافت پرداخت‌ها و اثبات پرداخت مبلغ معین در تراکنش‌های مالی استفاده می‌شود. این سند معمولاً توسط فروشنده یا خدمات‌دهنده صادر و به مشتری یا خریدار ارائه می‌شود.
به طور خلاصه، فاکتور به عنوان یک سند تجاری برای ثبت تراکنش‌های تجاری و تعیین جزئیات مربوطه استفاده می‌شود، در حالی که رسید به عنوان یک سند مالی برای تأیید پرداخت و دریافت مبالغ معین مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای تعویض روغنی
برای فاکتور رسمی چه شرایطی وجود دارد؟
نام ثبت شده مالیات دهندگان
نام/سبک کسب و کار (در صورت وجود)
آدرس کسب و کار
تاریخ معامله و ….
نمونه pdf فایل فاکتور رسمی
تعریف پیش فاکتور
پیش فاکتور یک سند تجاری پیش از حمل است که توسط فروشنده تهیه شده و به خریدار/ نماینده تحویل داده می‌شود تا اطلاعات کالایی که باید تحویل داده شود را منتقل کند.
این ابزار شامل توضیحات کالاها، یعنی مقدار، قیمت، وزن، نوع و سایر مشخصات است. اعلامیه فروشنده برای ارائه محصولات و خدمات به خریدار در تاریخ و قیمت مشخص شده است.
از آنجایی که سند به منزله بیع واقعی نیست، بنابراین در مورد پیش فاکتور در دفاتر فروشنده برای حساب‌های دریافتنی و رسید خریدار برای حساب‌های پرداختنی درج نمی‌شود.
پیش فاکتور نوعی مظنه است که شامل تعهد فروشنده مبنی بر عرضه کالا با نرخ و تاریخ مشخص شده است. برعکس، فاکتور نوعی قبض است که مبلغی را به خریدار نشان می‌دهد.
پیش فاکتور برای ایجاد فروش استفاده می‌شود، در حالی که فاکتور برای تأیید فروش استفاده می‌شود.
از آنجایی که پیش فاکتور یک فاکتور ساختگی است و به منظور ایجاد فروش استفاده می‌شود، بنابراین برای تراکنش مالی در دفاتر حساب ثبت نمی‌شود. بر خلاف صورتحساب که یک صورتحساب واقعی است و از آنجایی که منجر به تراکنش مالی می‌شود، بنابراین مبنایی برای ثبت حسابداری در دفاتر طرفین می‌باشد.
مفهوم کلی فاکتور
فاکتور به ابزار غیرقابل مذاکره ای اطلاق می‌شود که توسط فروشنده مطرح شده و به خریدار تحویل می‌شود که حاوی جزئیات محصولات یا خدمات ارائه شده به او است.
این سند برای درخواست پرداخت از خریدار کالا استفاده می‌شود. نشان دهنده بدهکاری خریدار نسبت به فروشنده است.
کلماتی که در بالای صفحه فاکتور درج شده است شامل:
- شماره منحصر به فرد
- تاریخ صدور فاکتور
- تاریخ تحویل کالا
- جزئیات محصول، یعنی محصولات، مقدار و قیمت توافقی.
- تخفیف، در صورت وجود، توسط فروشنده ارائه شده است.
- اطلاعات تماس فروشنده و خریدار
- شرایط پرداخت، یعنی تاریخ و حالت
- شرایط اعتبار
- کل مبلغ پرداختی
مطالب مرتبط: حق سنوات چیست؟
تفاوت فاکتور معمولی و فاکتور تجاری چیست؟
تفاوت اصلی بین فاکتور معمولی و فاکتور تجاری در عنوان و کاربرد آنها است.
فاکتور معمولی:
فاکتور معمولی به عنوان یک سند تجاری ساده برای ثبت تراکنش‌های فروش استفاده می‌شود. این نوع فاکتور به صورت محدودتری از جمله حاوی اطلاعات اساسی مانند نام فروشنده، نام خریدار، توضیحات مختصر مربوط به کالا یا خدمات، تعداد و قیمت و مبلغ کل صادر می‌شود. فاکتور معمولی به عنوان یک سند رسمی مورد قبول قانونی قرار ندارد و اغلب به عنوان یک رکورد داخلی یا برای اطلاعات مالی و مدیریتی در داخل سازمان استفاده می‌شود.
فاکتور تجاری:
فاکتور تجاری به عنوان یک سند تجاری رسمی و قانونی برای ثبت و تأیید تراکنش‌های تجاری استفاده می‌شود. این نوع فاکتور حاوی اطلاعات جامع‌تری از جمله نام و آدرس فروشنده و خریدار، جزئیات کامل کالا یا خدمات، شرایط پرداخت، قیمت و مقدار مورد فروش و دیگر اطلاعات مربوطه می‌باشد. فاکتور تجاری به عنوان یک سند قانونی برای حفظ سوابق مالی، تسهیل فرآیند حسابداری، اثبات قانونی تراکنش و تعیین حقوق و تعهدات طرفین در قراردادهای تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
دانلود نمونه فایل فاکتور رسمی اکسل
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای ثبت چک
آیا فاکتور گواهی خرید است؟
اگرچه فاکتورها ممکن است به عنوان مدرکی مبنی بر درخواست کالا یا خدمات، یا به‌عنوان مدرکی مبنی بر توافق رسمی معوق بین خریدار و فروشنده استفاده شوند، اما مدرکی ارائه نمی‌دهند که واقعاً هزینه خدمات پرداخت شده است.
آیا سفارش فروش همان فاکتور است؟نه، آنها یکی نیستند. سفارش فروش سندی است که مشتریان برای یک کسب و کار ارسال می کنند. این سند به آنها اجازه می‌دهد محصولاتی را که می‌خواهند بخرند سفارش دهند و برای آنها پیش‌پرداخت کنند. در حالی که فاکتور فروش سندی است که یک شرکت برای مشتریان ارسال می کند تا پس از تحویل کالا، پرداخت آن را درخواست کند.
دانلود برنامه حسابداری صدور فاکتور
تفاوت فاکتور فروش و رسید فروش چیست؟
یک فاکتور فروش برای درخواست پرداخت برای کالاهای فروخته شده یا خدمات ارائه شده برای مشتریان ارسال می شود. از سوی دیگر، رسید فروش سندی است که شما پس از دریافت وجه مشتری برای او ارسال می کنید. این سند پرداخت را ارائه می دهد.
چه مدت باید فاکتورهای فروش را نگه دارید؟
قاعده کلی این است که فاکتورهای فروش خود را به مدت ۳ تا ۷ سال بسته به نوع کسب و کاری که دارید نگه دارید.
فاکتور صوری چیست و روش های کشف فاکتور صوری
فاکتور صوری ابزار غیرقانونی می باشد که برای عملیات حساب‌سازی استفاده می شود و به شکل فاکتور رسمی صادر می‌شود ولی نوع استفاده و کاربرد آن تغییر می‌کند. کاهش به یک باره هزینه‌ها از درآمدها،هدف اصلی عملیات فاکتورسازی می باشد.
اما سازمان امور مالیاتی از این مسائل بی خبر نیست و راهکارهای زیر را به منظور کنترل این موارد انجام می دهد.
- برای پی بردن به صوری نبودن شرکت ارائه کننده کالا و خدمات، آن را کنترل می کند.
- فروشنده خدمات و کالا را کنترل می کنند به این هدف که از واحد تجاری منحل شده و یا غیرفعال فاکتور صادر نکرده باشند و شناسه ملی خود را صحیح اعلام کرده باشند.
- اعتبار گواهی ارزش افزوده را کنترل می کنند.
- فعالیت صادر کننده فاکتور را کنترل می کنند بدین منظور که کالا و خدماتی که در فاکتور ذکر شده با یکدیگر متناسب باشند.
- مستندهای حمل مثل بارنامه جاده ای، بیجک و… را کنترل می کنند.
- مستندات پرداخت مانند کپی چکهای بانکی، فیشهای واریز نیز کنترل می شود.
مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری برای ثبت فاکتور
کلام آخر …
فاکتور رسمی چیست؟ به طور خلاصه، هر سندی که به عنوان صورتحساب معامله از سوی فروشنده با مهر یا امضا به خریدار تحویل داده شود و اسناد آن توسط یکی از طرفین به سازمان امور مالیاتی ارائه شده باشد، رسمی بوده و برای طرفین حقوقی ایجاد می کند. فاکتور رسمی به صورت دستی یا کامپیوتری روی یک ورق کاغذ ایجاد می شود. بنابراین، قبول فاکتور با پذیرش این فاکتور توسط شرکت مالیاتی تعیین می شود.
در نتیجه، فاکتور رسمی به عنوان یک اسناد تجاری حیاتی در فرآیند خرید و فروش و تجارت مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سند با ارائه اطلاعات دقیق و کامل درباره فروش و خرید، نقش مهمی در ثبت قانونی تراکنش‌های تجاری و حفظ سوابق مالی دارد.
همچنین، فاکتور رسمی به عنوان مدرکی قانونی برای تعیین حقوق و تعهدات طرفین در قراردادهای تجاری استفاده می‌شود. این سند از طریق ارائه اطلاعات مربوطه، مشتریان و تامین‌کنندگان را قادر می‌سازد تا به‌طور دقیق و شفاف به موضوعات مالی و مالیاتی مربوطه پرداخت کنند. به این ترتیب، فاکتور رسمی در سهولت و شفافیت فرآیند تجارت و مدیریت مالی تأثیر بسزایی دارد.
من از فاکتورهایی که به عنوان اکسل و پی دی اف گذاشتید استفاده کردم ممنونم کارم رو راه می اندازه اما یه نکته رو میخوام به دوستان بگم من از نرم افزارتون هم استفاده کردم واقعا عالیه و میتونید از فاکتورهای نرم افزار به راحتی استفاده کنید و همچنین به راحتی هزینه های خودتون رو مدیریت کنید.